Для служащих госучреждений личные дела необходимо оформлять на весь персонал.
Даже если кадровый работник трудится не в бюджетной организации, он должен уметь безошибочно формировать личное дело.
Оно включает в себя обложку и документы на специалиста, где содержится основная информация о трудящемся и о его деятельности или обучении (для студентов).
Открывается папка при трудоустройстве, а закрывается — в день расторжения трудовых обязательств.
Что с ним делать?
При увольнении после закрытия личного дела работника уполномоченному специалисту (кадровику) необходимо осуществить следующие действия:
- проверка наличия необходимой документации;
- соблюдение хронологии бумаг;
- сверка нумерации листов (страниц).
Номера на листах проставляются карандашом справа (в верхнем углу) арабскими цифрами.
Далее оформляется внутренняя опись, в которой указывается количество листов личного дела и самой описи (опись нумеруется в отдельности от личных бумаг сотрудника).
На внутренней стороне описи делается финальная запись, где прописывается число страниц личного дела. Затем составитель описи подтверждает подлинность содержащейся в ней информации личной подписью.
Следующим действием будет составление описания личного дела сотрудника (лист-заверитель).
Вся документация дела сшивается, первой страницей папки является опись, последней — лист-заверитель.
Титульный лист персонального дела содержит информацию о дате его закрытия (на основании распоряжения руководителя предприятия) и сроке хранения.
Если по каким-либо причинам уволенный трудящийся не забрал оригиналы своих документов (диплом об образовании, билет военнообязанного), то их следует хранить в личном деле до момента, когда он обратиться к работодателю с просьбой об их возврате.
Каждый документ помещается в индивидуальный конверт, который подшивается к папке. Конверты необходимо пронумеровать, заклеить и заверить автографом ответственного специалиста.
Сколько лет хранится после ухода сотрудника?
Действующие нормы законодательства не акцентируют внимание на причину увольнения сотрудника из организации (увольнение по собственному желанию или по инициативе работодателя, смерть).
Отсюда вытекает вывод, что срок хранения личных дел приравнивается к общим.
Но, одновременно с этим, существует исключение, когда персональные дела хранятся в архиве постоянно (приказ Министерства Культуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
К ним относятся дела:
- глав предприятия;
- членов контролирующих, руководящих органов компании;
- депутатов каждого уровня власти РФ;
- трудящихся, награжденных государственными наградами, степенью, званиями.
В состав папки входят документы с различным сроком хранения, а вся папка должна храниться максимальное количество времени.
Статья 22.1 ФЗ №125 от 22 октября 2004 г. регламентирует срок хранения личных дел, открытых с января 2003 года (50 лет) до 2003 года (75 лет).
Срок исчисляется с первого января календарного года, следующего после дня закрытия дела.
К примеру, увольнение произошло 25.11.2018 г., отсчитывать срок в 50 лет необходимо с января 2019 года.
Хранение документов
На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.
Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.
Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.
Перечень нужных копий документов:
- паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
- диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
- СНИЛС, ИНН;
- военный билет;
- трудовая книжка.
Также в дело вкладываются:
- справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
- персональное заявление специалиста о приеме на работу;
- автобиография, трудовой договор;
- документация о прошедшей аттестации;
- фотографии трудящегося.
При необходимости список подлежит корректировке.
Все документы складываются в дело по порядку, начиная со дня приема в штат специалиста.
Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.
Полезное видео
О сроках хранения документа и требованиях к оформлению личного дела сотрудника, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
При увольнении сотрудника следует соблюдать некоторые правила:
- дело закрывается в день расторжения трудовых отношений;
- папка сдается в архив не позднее 3-х лет после даты ее завершения;
- кадровик несет ответственность за хранение персональной информации.
Хранить кадровую документацию следует в помещении, недоступном для посторонних лиц. Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф (металлический шкаф).
Если у бывшего сотрудника возникнет необходимость отправить запрос на предприятие о предоставлении документов, но компания от них уже избавилась, то это свидетельствует о нарушении закона об архивном деле и влечет наказание по ст. 13.20 КоАП РФ в размере штрафа до 500 рублей.
