В соответствии с действующим Трудовым Законодательством РФ, прогул — это неявка сотрудника на рабочее место без уважительной причины.
Данное действие считается типичным примером дисциплинарного проступка, за совершение которого работнику грозит соответствующее взыскание.
Для того чтобы зафиксировать факт отсутствия на рабочем месте, работодатель должен позаботиться о грамотном оформлении всей необходимой документации.
Как правильно зафиксировать отсутствие сотрудника на работе — пошаговая инструкция
В общих чертах процедура фиксации прогула не должна вызвать серьезных затруднений. Для оформления отсутствия трудящегося гражданина на работе в рабочее время необходимо в последовательном порядке выполнить несколько действий.
Шаг 1. Зафиксировать факт прогула.
С этой целью сотрудником, в полномочия которого входит оформление документации такого вида, составляется специальный акт. Он содержит в себе сведения об отсутствии работника.
При написании акта должны присутствовать свидетели. Ими могут быть специалисты, работающие в одной смене с нарушителем трудовой дисциплины.
За каждый день прогула составляется очередной новый акт. Оформление такой документации должно производиться до момента появления работника.
Шаг 2. Внести корректировки в табель учета рабочего времени.
Изменения такого характера вносятся руководителем структурного подразделения, в котором трудится прогульщик.
Шаг 3. Уведомить работодателя.
Для этого непосредственный руководитель нарушителя оформляется докладную записку, в которой излагает подробности правонарушения.
Шаг 4. Расследовать ситуацию.
В обязанности работника, не явившегося на работу без уважительных причин, входит оформление объяснительной.
Если прогул был совершен однократно, руководство может потребовать предоставление документа в устной форме.
В случае если работник отсутствует продолжительное время, работодатель должен отправить ему письмо, в котором содержится требование о принесении разъяснений причины отсутствия на работе.
В документе важно указать период, в течение которого необходимо предоставить письменное объяснение.
Если по окончанию указанного в письме времени от трудоустроенного гражданина не последовало ответа, работодатель составляет акт, в котором фиксирует факт отсутствия от сотрудника пояснительного письма о причинах отсутствия на рабочем месте. Оформление этого документа необходимо для дальнейшего расследования ситуации.
Шаг 5. Оценить уважительность причины прогула.
Важно учесть — при наличии акта об отсутствии объяснительной записки выполнение этого шага можно пропустить. В остальных ситуациях работодатель должен проверить, не относится ли обстоятельство, в связи с которым работник отсутствовал на работе, к списку уважительных. Таковыми могут являться:
- временная потеря трудоспособности, подтвержденная больничным;
- вызов в суд.
Ход дальнейших действий руководства зависит от причины прогула. Если в процессе выполнения шага 4 выяснилось, что отсутствие на работе не подкреплено наличием уважительных причин, работник привлекается к дисциплинарной ответственности.
Возможные виды наказания за прогул: замечание, выговор, увольнение.
Можно ли уволить беременную женщину за неявку на работу?
В последующем руководитель оформляет соответствующую документацию, в частности, приказ. Если причина прогула была признана уважительной, расследование приостанавливается.
Нужно ли направлять работнику уведомление об увольнении?
Оформление документов, подтверждающих невыход на рабочее место
Документальное оформление — неотъемлемая часть регистрации прогула. Согласно установленным правилам ТК РФ, проведение данной процедуры подразумевает собой составление специальных бумаг.
Образец акта
Акт указанного образца должен быть оформлен в течение месяца со дня совершения проступка. В противном случае привлечь работника к ответственности будет невозможно.
Составлением такой документации вправе заниматься специалист, в полномочия которого входит оформление подобных бумаг. В роли таковых может выступать юрист компании, сотрудник отдела кадров, секретарь или руководитель подразделения. При написании акта должно присутствовать не менее 2 свидетелей.
В нем обязательно должны отражаться следующие сведения:
- данные о предприятии, в котором трудоустроен нарушитель;
- дата прогула;
- должности и инициалы свидетелей, в присутствии которых составлялся акт;
- подписи ответственных лиц.
Скачать образец акта об отсутствии работника на рабочем месте – word.
Пример докладной записки
Докладная записка выступает в роли информационного документа, который предоставляется работодателю. Составлением бумаги должен заниматься непосредственный начальник сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину.
Шапка документа оформляется стандартным образом. В основной части документа указываются данные о работнике — инициалы, должность, наименование структурного подразделения. После этого описываются подробности прогула — его дата, продолжительность. Также отражается просьба принятия дальнейших действий. В конце записки составитель ставит дату ее оформления и свою подпись.
Скачать образец докладной записки о прогуле – word.
Нужно ли получать объяснительную с виновного?
Работник, совершивший дисциплинарный проступок, в обязательном порядке должен предоставить работодателю объяснительную. В ней важно четко отразить причину, по которой было совершено нарушение.
Содержание бумаги главным образом влияет на ход развития дальнейших событий. Если гражданин отказывается представлять объяснения, работодатель регистрирует отказ путем составления специального акта.
Скачать образец объяснительной записки от работника о причинах прогула – word.
Нужно ли вести журнал учета?
Журнал учета отсутствия работников представляет собой документ, который оформляется в каждом структурном подразделении. Его заполнением должен заниматься руководитель или другой специалист, разрабатывающий табель учета рабочего времени.
Вести журнал указанного образца или нет, решает работодатель. В обязательном порядке заполняется только табель, в соответствии с которым ведется учет отработанного каждым сотрудником времени.
Какая запись вносится в табель?
Отметки в документацию такого типа вносятся ежедневно. Ответственным за ее заполнение назначается руководитель подразделения.
В случае отсутствия на работе напротив инициалов прогульщика ставится отметка НН.
Эта аббревиатура расшифровывается как неявка по неуважительной причине. Факт прогула нельзя отразить до того момента, пока не будет аргументированных доказательств совершения дисциплинарного проступка.
Подробнее о заполнении табеля при отсутствии работника читайте здесь.
Что делать, если работник прогулял несколько часов?
Продолжительность прогула — характеристика, имеющая достаточно важное значение.
81 статья ТК РФ определяет, что работодатель вправе уволить сотрудника только при условии, что его отсутствие длилось более 4 часов.
Увольнение также допустимо в том случае, если длительность рабочей смены не превышает отметку 4 часов.
Если прогул длился менее одного рабочего дня, но более 4 часов, его оформление осуществляется стандартным образом. В остальных ситуациях нарушение сотрудника рассматривается как опоздание.
Выводы
Необоснованное отсутствие на рабочем месте принято считать прогулом. Он представляет собой нарушение трудовой дисциплины. За совершение этого действия работник привлекается к ответственности.
Оформление прогула подразумевает составление специальной документации. Выясняются подробные причины и обстоятельства, при которых был совершен проступок, и только после этого работодателем выносится оконательное решение по этому вопросу.
