Крупные предприятия перечисляют деньги сотрудникам на дебетовые карты в конкретный день, поэтому термин депонированная заработная плата им не знакома. Небольшие же организации выплачивают зарплату наличными через кассу.
Именно последние часто сталкиваются с проблемой неиспользования средств в установленный срок. В отношении неполученной заработной платы производится депонирование средств.
Что значит депонирование зарплаты?
Депонированная заработная плата – это бухгалтерский термин, который постепенно уходит из обихода.
Под депонированием зарплатой необходимо понимать наличные денежные средства, выделенные компаниям из общего бюджета для производства выплат сотрудникам и не использованные в срок по назначению.
К примеру, в день получения зарплаты работник предприятия находился в командировке, в связи с чем ему не может быть осуществлена выплата заработной платы.
Важно! Для того чтобы не нарушить правил хранения наличности в кассе, работодатель обязан средства депонировать.
Также к причинам возникновения депонирования можно отнести:
- очередной или внеочередной отпуск работника;
- больничный;
- смерть;
- непредвиденные обстоятельства.
Бухгалтерская операция по депонированию невостребованных средств в кассе не является нарушением, если причина была не зависящая от работодателя.
Однако, если на лицо факт нарушения трудового законодательства, к примеру, руководитель преднамеренно перенёс день очередных выплат зарплаты, то такое деяние должно наказываться в рамках действующего законодательства.
Ситуация с неполучением дохода в установленные сроки не освобождает отсутствующего сотрудника от уплаты налогов и всевозможных удержаний из заработка.
Связано это с тем, что данная процедура осуществляется ещё на этапе начисления.
Как депонировать деньги, не полученные в срок через кассу?
По окончании смены бухгалтеру предстоит рутинная работа – построчная сверка ведомости выплат зарплаты. Делается это с целью сведения данных по приходу денежных средств и расходу.
Если суммы не сходятся, то напротив фамилии работника, который не получил своевременно деньги, ввиду отсутствия на рабочем месте по уважительной причине, делается соответствующая запись вручную или штампом «Депонировано».
Подтверждающим фактом является отсутствие росписи в ведомости.
Учёт невостребованных средств, которые подверглись депонированию, ведётся в аналитическом реестре. После оформления документа должным образом, он отдаётся на визирование главному бухгалтеру.
На основании данного протокола депонированная часть перечисляется на расчётно-кассовый счёт банка.
Фактом передачи средств станет расходно-кассовый ордер.
Бухгалтерский учёт предполагает ведения внутреннего протокола – занесение информации о депонировании зарплаты в книгу депонентов, которая заполняется своевременно в течение года и хранится на протяжение 5 лет.
В течение какого срока хранятся невостребованные средства?
Держать в кассе предприятия наличные, предназначенные для выплаты заработной платы сотрудникам, бесконечно нельзя.
Допускается хранить деньги в кассе в течение 5 рабочих дней, включая день перечисления из банка.
Итак, если сотрудник не получил через кассу в эти сроки заработную плату, то бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.
Иными словами, вернуть обратно в казначейство или банк на основании зарплатной ведомости, в которой будет стоять отметка «Депонировано».
Работодатель обязан хранить депонированные возвращенные средства на расчётно-кассовом счёте в течение 3 лет. Этот срок давности регламентирован законодательством РФ.
По окончании периода невостребованная сумма может быть переведена в статус «дохода» и квалифицироваться как прибыль по неосновной деятельности.
Порядок учета
Не выданные в срок деньги фиксируется на счёте 76.4, который относится к статье «Доход, не связанный с основной деятельностью».
На программном уровне используются коды для проведения расходных транзакций:
- Д70 К76.4 – проводка для депонирования зарплаты, неполученной сотрудниками;
- Д51 К50 – проводка для возврата денег из кассы в банк;
- Д50 К51 – для размещения средств на расчётном счету финансового учреждения по их запросу;
- Д76.4 К50 – для выдачи депонированной зарплаты.
Заполнение книги аналитического учёта
Информация о депонировании денежных средств оформляется в виде таблицы в книге аналитического учета.
Первый столбец отводится дебету – владельцу депонированной заработной платы, второй – кредиту (банку или казначейству).
Книга учета включает в себя следующие обязательные пункты:
- Наименование организации.
- Дату визирования реестра.
- Период, за который составлялся реестр депонированной зарплаты.
- Номер и дату платёжной ведомости, где содержатся сведения о невыплаченной в срок заработной плате.
- ФИО и табельный номер сотрудника, не получившего деньги.
- Общая сумма депонирования.
- ФИО и подпись должностного лица (кассира).
Отдельной позицией отражается наименование действий с невостребованными финансами:
- поступление;
- налоговый вычет;
- получение денег на депонированную зарплату;
- квартальная премия;
- депонированная заработная плата;
- невыплаченная или возвращённая сумма;
- списание невостребованных средств;
- перечисленная банком депонированных денег;
- выплата сотрудникам зарплаты после депонирования.
Кто подписывает книгу аналитического учета?
Внизу бланка указывается ФИО исполнителя и главного бухгалтера.
Этими же должностными лицами подписывается реестр.
Скачать бланк
Скачать образец книги аналитического учета депонированной зарплаты – excel.
Порядок выплаты работникам
Для выдачи зарплаты, которая подверглась депонированию, разработан специальный регламент.
Инициатором выплат является работник, который обращается к работодателю с заявлением о выдаче ранее неполученной в срок заработной платы в кассе организации.
Если в установленные сроки сотрудник не явился за деньгами и в ведомости не стоит его подписи о выдаче наличных, то ведомость закрывается.
Напротив ФИО в последней графе ставится отметка «Депонировано».
Исполнитель обязан вернуть неиспользованную сумму в банк. Если размер возврата не превышает согласованного между руководителем предприятия и кредитором лимита, то депонированные средства хранятся в кассе.
В зависимости от сложившейся ситуации и места нахождения невостребованной наличности, сотруднику придётся либо ждать пару дней, пока пройдёт процедура бронирования и получения средств, либо согласиться на единовременную выплату вместе с авансом.
Если причитающаяся сумма не возвращалась в банк, а осталась в кассе организации, то получить депонированные деньги можно в день обращения.
Документально бухгалтерский учёт выдачи депонирования оформляется расходным кассовым ордером.
Когда платить НДФЛ?
Налоговый кодекс РФ диктует свои правила. Работодатель обязан удерживать подоходный налог из доходов физических лиц перед выплатой заработной платы сотрудникам.
Согласно трудового соглашения, подписанного сторонами, в целях налогообложения НДФЛ днём выдачи денежных средств считается последний день отчётного месяца, за который начислен доход.
Он же является сроком удержания налоговой суммы.
Перечисляется НДФЛ с депонированной зарплаты в госбюджет налоговым агентом в ту самую дату, когда происходит снятие суммы с расчётного счёта работодателя для выплаты сотруднику.
Подоходным налогом облагается вся сумма, независимо от того, все ли сотрудники получат заработную плату или часть средств позже придётся депонировать. Следовательно, порядок перечисления НДФЛ в данной ситуации совпадает с общеустановленным.
Процедура списания
Законом отводится определённый срок, в течение которого работодатель обязан хранить невостребованные наличные на расчётно-кассовом счёте.
По окончании 3 лет неистребованная депонированная зарплата списывается.
С этого момента она не может быть переведена, согласно бухгалтерского учёта, на 76 счёт.
Теперь эти средства квалифицируются, как доход предприятия, который подтверждается результатом инвентаризации.
После проведения процедуры, списание суммы оформляется приказом за подписью руководителя предприятия.
Выводы
Под депонированной зарплатой понимаются невостребованные наличные средства, которые изначально причитались под выплаты заработной платы через кассу организации.
Каждая операция в ходе движения депонирования должна найти своё отражение в виде соответствующей проводки.
Сама по себе ситуация с невыплаченной заработной платой не является нарушением трудового и налогового законодательства.
Однако несвоевременное исполнение обязанностей может исходить со стороны работодателя, тогда это уже трудовой прецедент.
