Выдача аванса (части заработной платы за первую половину месяца) может производиться следующими способами:
- путем перечисления через кредитную организацию (банк);
- наличными деньгами через кассу.
В зависимости от способа выплат оформляются разные документы, в том числе потребуется и платежная ведомость.
Документы для выдачи зарплаты за первую половину месяца
Аванс – это часть заработной платы, поэтому основанием для выдачи будут те же документы, что и на выплату расчета по заработной плате:
- штатное расписание;
- документ, содержащий личные данные, в том числе сведения о надбавках (выслуга лет, размер районного коэффициента, налоговые вычеты, стаж);
- табель учета рабочего времени;
- приказы руководства: на очередной отпуск, на премирование, на отпуск без сохранения заработной платы, на оказание материальной помощи, удержание подотчетных сумм и пр.;
- больничные листы;
- в отдельных случаях – заявление на аванс;
- платежная ведомость или иной платежный бланк.
Основным документом для расчета суммы аванса и заработной платы считается табель учета рабочего времени. Этот документ должен вестись ответственным лицом (табелировщиком) ежедневно. В документе отражаются данные о фактически отработанном времени и причины неявки на работу.
Дополнительные документы (приказы, больничные листы) понадобятся бухгалтеру для сверки правильности заполнения табеля.
На основании данных производится расчет зарплаты с выдачей в письменном виде работнику информации о начисленной заработной плате и составных ее частях (расчетные листки).
Далее производится выдача денежных средств на основании платежной ведомости или иного бланка.
Многие хозяйствующие субъекты выдают расчетные листы один раз в месяц при начислении заработной платы за весь период. Формально это не верно.
Ст. 136 ТК РФ говорит, что работодатель обязан предоставлять информацию работнику при выплате заработной платы, а значит, два раза в месяц – при выдаче аванса и остатка.
Сроки и порядок выплаты аванса.
Выплата через кредитную организацию
Выдача аванса через банк сильно упрощает ведение бухгалтерского учета. Для совершения операции оформляется платежное поручение на выплату денежных средств.
Сначала составляется реестр с перечислением получателей, их банковских реквизитов и сумм к выдаче. На основании реестра составляется платежное поручение.
Главное условие при оформлении платежного поручения – корректно указать реквизиты получателя и плательщика.
После того, как прошла выплата, платежное поручение вместе с реестром хранится по общим правилам хранения бухгалтерских документов. Расписываться в реестре работникам не нужно.
Рекомендуем также прочитать: положен ли аванс, если сотрудник был в отпуске?
Наличными в кассе предприятия
Существуют строгие правила выдачи наличных денег в кассе предприятия.
Аванс может выплачиваться как по расходным кассовым ордерам, так и с использованием специальной платежной ведомости.
Бланк этого документа утвержден Госкомстатом, но может быть разработан экономическим субъектом самостоятельно.
Унифицированная форма Т-53 удобна для заполнения и содержит все необходимые реквизиты.
Как оформить платежный документ?
Ведомость может составляться как по всей организации, так и по отдельному подразделению предприятия.
Каждая платежная ведомость имеет порядковый номер и регистрируется в специальном журнале.
На титульном листе бланка ведомости Т-53 указывается наименование экономического субъекта и структурного подразделения, если выплата производится по отдельному участку, цеху и так далее.
В графе «корреспондирующий счет» указывается номер бухгалтерского счета, на который будут отнесены расходы (20, 44 и т. д.).
В графе «в кассу для оплаты в срок» указывается период, в который деньги будут находиться в кассе для уплаты аванса. Законом установлен трехдневный срок, после чего остаток денег депонируется и возвращается в банк. Срок указывается с даты выдачи по дату окончания выплаты включительно (например, с 16 февраля 2019 по 18 февраля 2019). Учет депонированной зарплаты.
Указывается итоговая сумма аванса прописью и цифрами. Нужно ли из суммы удерживать НДФЛ?
Далее следует подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.
В поле платежной ведомости Т-53 для указания расчетного периода указывается первая половина календарного месяца, за которую проводится выдача аванса – с первого по пятнадцатое число.
В содержательной части документа приведен список работников с указанием порядкового и табельного номера, фамилии и инициалов.
Напротив каждой фамилии указывается сумма к выплате. Получив аванс, работник расписывается в ведомости.
Если в трехдневный срок работник не получил наличные, то средства депонируются с соответствующей отметкой. По истечении трех дней в ведомости проставляется выданная и задепонированная сумма. Лицо, выдающее деньги (кассир) подписывает бланк.
На основании формы Т-53 бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, номер которого проставляется в ведомости.
После этого платежный документ Т-53 регистрируется в журнале и хранится в общем порядке бухгалтерских документов.
Скачать бланк и образец заполнения формы Т-53
Бланк типовой формы платежной ведомости Т-53 – word.
Скачать образец заполнения при выдаче аванса по заработной плате – excel.
Пример заполнения при выплате заработной платы за вторую половину месяца — скачать.
Так выглядит заполненный образец:
Полезное видео
Более подробно о размере аванса, сроках выдачи и оформлении выплат, рассказано в данном видео:
Выводы
Выплата части зарплаты наличными деньгами в кассе предприятия строго регламентируется законом.
Этот метод требует дополнительных расходов на заработную плату кассира, оформления большего количество документов, чем это требуется при безналичном способе выплаты.
Поэтому в настоящее время большое количество хозяйствующих субъектов отказывается от выплат через кассу, переходя на оплату труда через кредитные организации.
