По трудовому законодательству сотрудник в день увольнения получает трудовую книжку с соответствующей записью.
Однако не всегда это представляется возможным. Предположим, увольняемый человек уехал в другой населенный пункт или заболел.
В настоящей статье разберемся, нужно ли сотруднику писать специальное заявление на выдачу трудовой книжки, и когда это уместно.
В каких случаях пишется?
При расчете официально трудоустроенного гражданина трудовая книжка выдается ему автоматически. Никаких дополнительных заявлений для этого писать не нужно. Такое обязательство закреплено ст. 84.1 ТК РФ.
Однако иногда сотрудник не может лично явиться к работодателю. Тогда он может написать заявление о выдаче трудовой книжки почтой.
Распространенная ситуация, когда официально трудоустроенный гражданин не явился к работодателю по причине болезни или отъезда.
Тогда компания направляет сотруднику уведомление с просьбой написать согласие на отправку документов почтой.
Выдать на руки или отправить по почте?
Организация имеет право направить трудовую книжку сотруднику почтовой службой, но по письменному согласию увольняемого лица.
Уполномоченное лицо организации должно в день расчета выдать личную документацию увольняемому лицу.
Если он не пришел за документами, работодатель направляет уведомление о необходимости их получения.
Дополнительно запрашивается разрешение на отправку почтой. С момента отправки компания перестает быть ответственной за выдачу трудовой.
После получения письменного разрешения на отправку почтой у организации есть только 3 дня для исполнения функции.
Уведомление должно содержать информацию:
- название компании;
- адресат с обозначением Ф.И.О. уволенного сотрудника;
- название документа;
- обозначение факта необходимости прийти в отдел кадров;
- прописывается причина увольнения и основание;
- дополнительно вписывается фраза о возможности предоставить разрешение на отправку трудовой книжки почтой;
- подпись ответственного сотрудника, расшифровка;
- дата.
В организации остается подтверждающий документ об отправке уведомления на случай проверок. Если работодатель письменно не уведомит о необходимости забрать трудовую книжку, его могут привлечь к ответственности.
Как написать правильно?
Бланк заявления на выдачу трудовой книжки через почту не утвержден законом и специальных форм не имеет.
Но при оформлении требуется обязательно придерживаться основных правил делопроизводства.
Текст принято писать на листе формата А-4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки.
При выборе любого из вариантов, подпись на документе должна стоять «живая».
Основные пункты текста:
- кому пишется: наименование компании, Ф.И.О. руководителя;
- от чьего имени написан;
- наименование документа;
- просьба выслать книжку почтой по конкретному адресу (указать его);
- виза и дата составления.
Не рекомендуется в заявлении допускать ошибки и описки. Лучше переписать его снова.
Скачать образец
Скачать пример заявление о выдаче трудовой книжке и направлении ее по почте – word.
Руководителю ООО «Василек»
Жукову А. П.
от менеджера отдела продаж
Птичкина П. Р.
Заявление
Прошу направить мою трудовую книжку почтой по адресу: г. Москва, ул. Садовая, д.5, кв. 3, индекс 778855.
Дата Подпись Расшифровка
После отправки заявление подкладывается в личное дело уволенного человека и передается в архив на хранение.
Полезное видео
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, можно узнать из данного видео:
Выводы
По указанной теме можно выделить ряд основных моментов:
- Компания вправе отправить трудовую книжку уволенному человеку почтой на основании его письменного разрешения. Для этого работник должен написать специальное заявление. По своей инициативе направлять документы почтовой службой работодатель права не имеет.
- На практике такая ситуация возможна, если человек не может лично явиться в отдел кадров для получения документации на руки.
- Унифицированной формы заявления не существует. Оно оформляется в произвольной форме, но согласно основным правилам делопроизводства.
- Обязательная информация: название работодателя, данные заявителя, адрес, по которому нужно направить документ.
- В заявлении не должно присутствовать ошибок и исправлений.
- После получения разрешения компания в течение трех дней должна выслать требуемую документацию сотруднику.
