Основным документом при приеме на работу является трудовая книжка. Здесь обозначается стаж трудящегося и данные о его трудовой деятельности.
Проблема грамотного заполнения трудовых книжек при увольнении персонала является актуальной у работников кадровых служб (менеджера по персоналу или секретаря).
При внесении нужной записи в документ, требуется соблюдать установленные требования закона и его тонкости. Допущение ошибок при оформлении может привести к весомым правовым последствиям.
Как заполнять — правила заполнения
Регламент оформления трудовой книжки обозначен в Постановлении Министерства труда №69 от 10.10.2003 г. В данном документе содержатся расхождения по некоторым моментам.
При возникновении спорных вопросов необходимо обращаться к Трудовому Кодексу, что делает более неоднозначными нормы заполнения трудовой книжки.
Вся информация в бланк записывается уполномоченным специалистом предприятия, как правило, им является кадровый специалист.
При небольшой численности штата на предприятии эти функции может выполнять бухгалтер, а также руководитель фирмы.
Трудовая книжка регистрируется в специальном журнале учета и подлежит хранению у работодателя до расторжения трудовых отношений с сотрудником или переводе на другое предприятие.
Если возникает необходимость у специалиста получить информацию из книжки, то ему выдается выписка, заверенная надлежащим образом.
При увольнении она выдается на руки с внесенной правильной записью. Если работник отсутствует, то ему направляется уведомление о необходимости прийти и забрать документ.
Все сведения записываются в бланк разборчивым, читаемым почерком. Сокращение слов не допускается, слова прописываются полностью.
Все даты, характеристики и иная информация прописывается арабскими цифрами.
Название месяца также фиксируется в числовом формате (2 сентября заполняется 02.09).
При заполнении применяются перьевые, гелевые, шариковые ручки. Оптимальный цвет чернил, геля — темно-синий, фиолетовый с устойчивостью от выгорания на солнце (ультрафиолетовые лучи) и воздействия воды.
Документ представляется в виде книжки, состоящей из 3-х частей.
Что писать в каждой из трех частей:
- титульная страница — персональная информация о владельце бланка;
- данные о трудовой деятельности — названия организаций и периоды работы в них;
- раздел о награждениях за труд.
Самым обширным разделом в книжке является сведения о работе, который представлен в виде таблицы из 4-х граф.
Как оформить графы таблицы:
- первая — порядковый номер, начиная с первого;
- вторая — дата события в трудовых отношений (прием, перевод);
- третья — данные о работодателе (полное или сокращенное наименование), сведения о приеме в штат организации, увольнении, сокращении, переводе на другую должность;
- четвертая — документ, на основании которого сделана запись (приказ руководителя).
В случаях принятия или перевода на другую должность работу сведения вносятся в соответствующую графу в течение 7 дней с даты подписания приказа, а запись о расторжении трудовых отношений осуществляется в день увольнения.
Трудовое законодательство и инструкция по заполнению трудовых книжек обозначает необходимость внесения записей, основываясь на письменных распоряжениях руководителя компании и иной подтверждающей документацией. Сначала прописывается наименование приказа, его дата подписания и номер.
Документы, служащие основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку:
- персональные документы трудящегося: свидетельство о расторжении (заключении) брака, образовании;
- локальные документы предприятия: приказы о переводе, увольнении, приеме на работу.
Как правильно сделать отметку о расторжении договора?
В первой графе проставляется нумерация записи. Если о принятии на работу запись сделана под номером 5, то следующая запись (об увольнении) будет под номером 6.
Во вторую графу напротив порядкового номера производится внесение даты на основании подписанного приказа руководителя предприятия (двузначными обозначениями пишется число и месяц, четырехзначными — год).
Третья графа содержит причину разрыва трудовых отношений, а также ссылку на ТК РФ. Формулировка допускается разная: «уволен», «трудовой договор расторгнут».
Основание увольнения формулируется в точном соответствии с ТК РФ «по инициативе работника», «в связи с сокращением численности», «по соглашению сторон».
В последний рабочий день (день увольнения) работнику выдается на руки трудовая книжка. Сотрудник кадровой службы знакомит его с последней записью, прочтение информации подтверждается специалистом личной подписью и словом «ознакомлен».
Сделанные записи в период трудовой деятельности на предприятии должны быть оформлены до выдачи документа увольняемому.
Если специалист в свой завершающий день не присутствовал на рабочем месте, но был осведомлен о надобности в получении трудовой и не явился в назначенный день, то приглашаются свидетели, и событие фиксируется в акте.
Причину отказа необходимо прописать в тексте акта. Затем работнику по адресу регистрации отправляется уведомление, в котором приглашается бывший работник в кадровую службу для получения книжки.
Также сотрудник может дать согласие на отправку документа по почте. При отсутствии согласия от сотрудника бланк остается на ответственное хранении в организации.
С даты отправки уведомления ответственность за невыдачу трудовой книжки с работодателя снимается.
Нужно ли ставить печать?
Печать отдела кадров в неукоснительном порядке заверяет каждую запись в трудовой. Печать предприятия ставится лишь в случае, если на предприятии отсутствует кадровая служба.
В этом случае запись заверяется печатью предприятия или директора организации (личной).
Должна ли быть подпись работника о том, что он ознакомлен?
Автограф работника в трудовой книжке в день увольнения подтверждает получение трудовой книжки, его присутствие необходимо.
Задерживать выдачу не разрешено ни по каким-либо обстоятельствам.
КоАП РФ предусматривает санкции за задержку:
- 1000-5000 рублей на должностное лицо;
- 1000-5000 рублей на ИП или прекращение его деятельности до 90 суток;
- 30000-50000 рублей на предприятие, приостановка деятельности до 90 суток.
Правильный образец
Пример заполнения трудовой книжки с записью о том, что работник уволен, а трудовой договор расторгнут:
Еще примеры:
Как исправить формулировки, которые внесены ошибочно?
При внесении исправлений в графу «сведения о работе», необходимо запомнить, что вычеркивания недопустимы.
После внесения ошибочной записи, возможно несколько вариантов заполнения четвертой графы:
- фиксируется повторная сноска на реквизиты приказа, послужившим основой для неправильной записи: «запись № считать недействительной»;
- обозначается номер и дата распоряжения, оформленного для внесения необходимых поправок.
Ниже фиксируется необходимая, правильная информация.
Нормы заполнения книжек обязывают вносить изменения в случае возможных коррективов в названии предприятия и типа печати (разные печати у одного предприятия не применяются).
Ошибки, допускаемые при заполнении трудовой книжки:
- цвет ручки не соответствует общепринятым стандартам;
- в тексте присутствуют сокращения;
- неверная формулировка увольнения (несоответствие нормативным актам);
- отсутствие подписи кадрового специалиста и работника.
Полезное видео
Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении сотрудника, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Заполняя трудовую при увольнении, не следует торопиться. Кадровик с предельной внимательностью должен отнестись к процедуре, также и сотруднику следует проверить сделанную запись в документе, сделав акцент на причине разрыва трудовых обязательств.
