Трудовым законодательством РФ установлена обязанность работодателя при оформлении отношений с сотрудником заключать с ним соответствующий договор.
Для удобства и регистрации этой и другой подобной документации часто создаются специальные книги и журналы.
Необходимость их ведения определяется в зависимости от назначения конкретного документа.
Обязателен или нет?
Трудовой договор выступает в качестве основного документа, регистрирующего отношения между руководством и наемным сотрудником.
Оно заключается абсолютно с каждым специалистом, трудоустраивающимся на официальной основе.
За все время осуществления фирмой профессиональной деятельности на работу может быть устроено неограниченное число граждан.
Для ведения учета трудовых договоров, с ними заключенных, целесообразно вести в организации специальный документа учета. Таковым является журнал регистрации.
В трудовой документации, действующей на территории РФ, нет информации об обязанности руководства компании вести учет договоров и дополнительных соглашений в специальном журнале.
Из этого можно сделать вывод, что данная бумага имеет рекомендательный характер.
Ее отсутствие не является нарушением норм ТК РФ.
Работодатель каждой фирмы вправе самостоятельно принимать решение по указанному ранее вопросу.
При необходимости книг может быть несколько. К примеру, для регистрации срочных, обычных, дополнительных и временных соглашений отдельно.
Образцы трудовых договоров:
Как оформлять?
Книга регистрации основной трудовой документации оформляется в свободной форме, потому как унифицированного бланка для ее заполнения нормативными актами не предусмотрено.
По распоряжению руководства в компании может быть разработан собственный образец, предназначенный для ведения журнала указанного характера.
Данные, отражаемые в книге, практически в каждом случае идентичны. Отражению подлежит следующая информация:
- полное наименование фирмы-работодателя;
- название журнала;
- даты внесения в книгу первой и последней записи;
- продолжительность периода хранения документа.
Перечисленные сведения указываются на первом, титульном листе.
Остальные страница, как правило, оформляются в табличном виде.
В ней указывается информация о каждом трудовом договоре и сотруднике:
- порядковый номер записи;
- дата заключения соглашения, присвоенный ему номер;
- инициалы трудящегося;
- наименование отдела, в котором трудоустроен сотрудник;
- должность работника;
- вид трудового договора.
Если подразумевается, что в журнал будет вноситься сведения о дополнительных соглашениях, в документ могут быть добавлены другие столбцы. К примеру – причина заключения доп. соглашения.
Как ведется учет и регистрация?
Процесс заключения трудовых договоров находится под контролем специалистов отдела кадров. Именно они оформляют подобные документы и проверяют правильность их оформления.
Ответственность за ведение журнала учета также возлагается на кадровиков. Реже, но встречаются ситуации, когда заполнением книги занимаются другие специалисты.
К примеру, секретарь руководителя фирмы или другой работник, назначенный руководством. Данные о трудовом или дополнительном договоре вносятся в журнал сразу после их заключения.
Журнал, в котором ведется учет договоров и дополнительных соглашений, может заполняться как в письменном, так и печатном виде.
Вариант оформления документации в электронном варианте также допустим. Кроме того, такой способ имеет несколько плюсов:
простота заполнения документа;- конфиденциальность отраженных в электронном журнале данных;
- доступный контроль над сохранностью данных;
- минимальный расход времени и материалов.
Рекомендованный срок обновления журнала – 1 год.
С наступлением нового календарного года необходимо начинать вести новую книгу.
Скачать образец
Скачать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним – образец.
Выводы
Книга учета трудовых соглашений – документ, ведение которого считается не обязательным. Руководство компании может не вести учет заключенных с сотрудниками трудовых соглашений, и это не будет являться нарушением трудового законодательства.
Оформлением книги в большинстве случаев занимаются кадровики или секретари руководителей. Унифицированной формы оформления нет, поэтому в компаниях может устанавливаться свой образец.
Длительность хранения книги учета не установлена. Данный момент должен отражаться в нормативной документации, действующей в пределах организации. Средним сроком хранения считается период, равный 3 годам.
