Деятельность специалистов отдела кадров подразумевает собой постоянное взаимодействие с персональными данными сотрудников, работающих на предприятии.
Первым и основным этапом получения информации такого характера является оформление трудоустройства, во время которого работник предоставляет работодателю сведения указанного типа.
Для того чтобы их прием и хранение соответствовали трудовому законодательству РФ, важно соблюдать установленные правила и требования, о которых указано в ТК РФ и другой нормативной документации.
Что это такое по ТК РФ?
Подробная информация о персональных данных работника отражена в Трудовом Кодексе РФ и нескольких Федеральных законах. В частности, этой теме посвящена 85 статья ТК РФ, ФЗ № 149 и 152.
Персональные данные – это конфиденциальная информация о трудящемся, обрабатывать и разглашать которую работодатель без разрешения сотрудника не имеет права.
К личным данным специалиста относятся все сведения, полученные его руководителем.
Персональными данными является информация, касающаяся непосредственно самого трудоустраивающегося, информация о его личной жизни, а также членах его семьи.
Обработка при приеме на работу
Ранее уже было отмечено, что основной поток конфиденциальной информации о сотруднике работодатель получает в процессе оформления его трудоустройства. Какие документы предоставляет работник при устройстве?
Трудовым законодательством определен перечень сведений, которые в данном случае считаются персональными:
инициалы потенциального работника;- дата рождения;
- адрес места проживания и/или прописки;
- информация об образовании;
- водительское удостоверение и сведения о личном авто;
- информация о предыдущих местах трудоустройства (военная служба прямым образом включается в этот пункт);
- данные паспорта – серия и номер документа, дата выдачи и учреждение, его выдавшее;
- контактный телефон и адрес электронной почты;
- СНИЛС;
- ИНН;
- медицинская карта или документальное подтверждение успешного прохождения соответствующего осмотра;
- семейное положение – инициалы и дата рождения супруга/супруги, детей, а также место их работы.
При необходимости указанный список может быть сокращен или дополнен требующейся работодателю информацией. В процессе осуществления профессиональной деятельности персональные данные трудящегося могут дополняться и изменяться.
Руководство предприятия обязано обеспечить хранение полученных от работника сведений должным образом.
Следует учесть, что обработать и в дальнейшем использовать личные данные трудящегося работодатель может только при условии получения письменного согласия работника.
Неправомерное использование конфиденциальной информации о гражданах грозит руководству фирмы ответственностью.
Как написать согласие сотруднику?
Согласие на обработку личных данных гражданина – это документ, оформляемый в письменном виде трудоустраивающимся специалистом.
Документация указанного образца позволяет руководителю использовать, хранить и обрабатывать информацию о работнике.
Если трудящийся – несовершеннолетнее лицо, согласие оформляется его законными представителями.
Бумага оформляется в свободной форме или по образцу, специальной разработанном на предприятии.
Иногда ответственными специалистами, трудящимися в компании, разрабатывается форма, которую устраивающемуся на работу сотруднику необходимо лишь подписать.
В согласии должна присутствовать информация такого характера:
- сведения о работодателе — ФИО главного руководителя, наименование и адрес компании;
- паспортные данные сотрудника, оформляющего согласие;
- цель, место и дата оформления бумаги;
- срок действия документа;
- список персональных данных, обработка которых разрешается согласно настоящему согласию;
- технология отзыва согласия;
- ссылка на законодательный акт, регламентирующий вопрос обработки персональных данных;
- отметка о добровольности написания согласия;
- дата написания документа;
- подпись ответственных лиц – руководителя и работника.
ФЗ № 152 гласит, что при необходимости согласие трудящегося может быть отозвано. Для этого нужно составить соответствующее заявление. Максимальный срок рассмотрения просьбы об отзыве согласия работодателем – месяц.
Следует отметить, при наступлении таких обстоятельств руководством организации может быть принято решение о расторжении трудового договора с работником. Действия руководителя при этом будут считаться правомерными.
Скачать образец заявления
Скачать бланк согласия на обработку персональных данных от работника – образец.
Защита личных сведений работника — кратко
В 14 главе ТК РФ присутствует информация о требованиях, выдвигаемых по отношению к защите личных данных работника. Их соблюдение – непосредственная обязанность работодателя.
Согласно ТК РФ, при обработке и использовании персональных данных трудящегося должны быть учтены определенные правила. В частности, работодатель должен:
- использовать персональные данные сотрудника только после получения его письменного согласия;
- не разглашать данные сотрудника посторонним лицам;
- уведомить лиц, взаимодействующих с персональными данными сотрудников о возможности их использования исключительно в рабочих целях;
- допускать к данным работника только уполномоченных на это действие лиц;
- передавать личные данные работника другим лицам с соблюдением правил ТК РФ и др.
В общих чертах можно сказать, что работодатель обязан обеспечить должное хранение персональных данных работников, а также соответствующим образом осуществлять их обработку и использование.
За нарушение установленных действующим законодательством норм руководитель может привлекаться к ответственности вышестоящими органами.
Согласно 90 статье ТК РФ, руководители, по вине которых были нарушены нормы использования персональных данных работников, могут быть привлечены к ответственности нескольких видов.
Наказание в каждом случае определяется индивидуально, в зависимости от особенности конкретной ситуации. Степень вины работодателя определяется в соответствии с правилами, отраженными в КоАП РФ и ТК РФ.
Нужно ли иметь на предприятии Положение?
Трудовым Кодексом и Федеральными Законами, действующими на территории РФ регламентировано, что работодатель обязан ознакомить трудящихся с информацией о персональных данных.
Из этого можно сделать вывод, что на предприятии обязательно должен быть разработан нормативный акт, в котором будут отражены сведения подобного характера.
Каждый работник должен быть ознакомлен с данным документом под роспись.
Следует учесть, законодательными нормами не установлено конкретного документа, с которым обязаны быть ознакомлены сотрудники. В качестве такового может выступать как Положение, так и другая бумага подобного характера.
Как хранить – сроки и условия хранения в организации
Прежде чем разобраться с правилами хранения персональных данных сотрудника необходимо отметить, что оно может осуществляться 2 способами – путем использования бумажного или электронного носителя.
Возможен вариант одновременного применения всех вариантов.
Персональные данные действующих сотрудников хранятся в отделе кадров или бухгалтерии.
Для их хранения в большинстве случаев выделяется специальный сейф.
Личные дела бывших работников передаются на хранение в архив. Для этого на предприятии должно быть оборудовано специальное помещение, ключи от которого должны находиться у руководителя отдела кадров или главного бухгалтера.
Продолжительность хранения персональных данных зависит от их характеристики. К примеру, различные справки, заявления и приказы, касающиеся работника, хранятся 5 лет.
Документы, в которых присутствует информация о доходе гражданина – 75 лет. В среднем персональные данные хранятся в компании от 50 до 75 лет.
Полезное видео
Разъяснение закона об обработке персональных данных и образец согласия сотрудника, можно узнать из данного видео:
Выводы
При трудоустройстве на работу сотрудник сообщает работодателю свои персональные данные. К таковым относится вся информация, касающаяся гражданина и членов его семьи.
Сведения о сотруднике являются конфиденциальными и не подлежат разглашению посторонним лицам.
Право на обработку и использование личных данных появляется у работодателя только после того, как он получает письменное согласие, оформленное сотрудником.
Руководитель обязан обеспечить должное хранение и защиту такой информации. В противном случае руководству может грозить привлечение к ответственности.
