Приказ о предоставлении учебного отпуска — это обязательный документ для грамотно оформления предоставляемого сотруднику перерыва в работе для получения образования. Может быть составлен на типовом бланке или в свободной форме.
Наличие утвержденного распоряжения позволяет работнику-студенту законно отсутствовать на работе на время прохождения отдельных этапов учебного процесса.
Зачем нужен приказ о предоставлении учебного отпуска
Приказ выполняет несколько важных функций:
- Обосновывает причину отсутствия на рабочем месте трудящегося.
- Служит для бухгалтера основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное учебное время.
- Выступает обосновывающим документом для внесения сведений об отсутствии сотрудника в табель.
То есть распоряжение является обязательной составляющей процедуры документального оформления учебного отпуска.
Отсутствие приказа не позволит сотруднику спокойно уйти в учебный отпуск. При возникновении вопросов не будет документального обоснования отсутствия работника, поэтому работодатель сможет предъявить обвинение в несоблюдении рабочего режима.
Важно! Самовольный невыход на работу для сдачи сессии, диплома без ознакомления с приказом является дисциплинарным нарушением. Работодатель вправе предъявить к нарушителю дисциплины наказание в виде замечания, выговора или даже увольнения.
Ученические отгулы предоставляется не всем сотрудникам. Существует ряд условий для его оформления, требования касаются формы обучения, вида аттестационной работы и ряда других факторов. Кому предоставляется учебный отпуск?
На основании каких документов составляется приказ о предоставлении учебного отпуска
Работодателю для формирования распорядительного бланка достаточно получить от трудящегося два документа:
- Справка-вызов — это стандартный бланк, выдаваемый по месту обучения для подтверждения допуска студента до определенного отчетного этапа в учебе. Правила оформления справки.
- Заявление — это письменный запрос работника, подтверждающий его намерение воспользоваться гарантированным ТК РФ правом получить учебный отпуск (с оплатой или без таковой). Правила написания заявления.
Оба документа передаются сотрудником ответственному представителю компании-работодателя для последующей обработки и формирования приказа.
За сколько дней издается приказ о предоставлении учебного отпуска
При определении срока подготовки распорядительного документа, нужно опираться на его назначение.
Приказ позволяет бухгалтеру провести расчетные мероприятия по начислению оплаты ученического отпуска, а также обосновывают выдачу денежных средств отпускнику.
ТК РФ четко требует выплачивать отпускные за 3 или более дней. Более поздняя выплата — это уже нарушение, которое трактуется как задержка оплаты. За подобное нарушение работодатель наказывается ощутимым штрафом от 30 до 50 тысяч рублей, а ответственный должностной сотрудник — от 10 до 20 тысяч рублей.
Чтобы бухгалтер успел провести нужные вычисления, а кассир — выдать денежную оплату, нужно подготовить документ за срок, не менее установленного для выплаты отпускных.
Идеальная дата издания приказа за 4-5 дней, крайний срок — за 3 дня до начала отпускного учебного периода.
Однако нужно понимать — чтобы соблюсти приведенные сроки, нужно своевременно получить от сотрудника заявление с вызовом. Во избежание проблем и недопониманий, рекомендуется работодателю прописать в ЛНА четкие сроки подачи заявлений на различные виды отпусков, в том числи и на учебный.
Оформление
Составлением распорядительного документа занимается сотрудник, в чьих должностных обязанностях прописана необходимость работы с кадровыми приказами. Обычно это кадровый специалист, реже бухгалтер или делопроизводитель. В небольших фирмах эту роль выполняет директор.
Для оформления можно использовать типовую или свободную форму. Строгих требований в данном вопросе нет.
Компания должна определиться, какая форма будет применяться для документального оформления отпусков — типовая Т-6 или свободная. Решение отражается в учетной политике.
При выборе составления приказа по свободному бланку нужно убедиться в корректности применяемой формы, должен присутствовать достаточный набор реквизитов для описания распоряжения руководителя.
Образец по форме Т-6
В подавляющем большинстве случаев для оформления отпусков кадровики применяются типовые бланки. В части предоставления ученического — берется бланк Т-6. Если нужно подготовить приказ на групповой уход, то берется бланк Т-6а.
Образец приказа по форме Т-6 о предоставлении учебного отпуска с сохранением заработной платы:
Оформление полей типовой формы приказа Т-6 при предоставлении учебного отпуска:
- Сведения о предприятии работодателя — ее название, ОКПО.
- Регистрационные данные приказа — нумерация и дата составления. Номера присваиваются по порядку, как правило, к числовому номеру через дробь или дефис добавляется буквенное обозначение вида отпуска, в случае учебного обычно добавляют букву «У». Однако, данное требование к нумерации не обязательно. Главное — обеспечить уникальность номера в пределах года.
- Информация об учащемся работнике — ФИО, место работы и профессия, табельный номер, полученный при трудоустройстве.
- Поля для указания периода работы для предоставления отпуска в связи с учебой не заполняются.
- Раздел А приказа заполнять не нужно, здесь отражаются данные только при оформлении трудового отдыха.
- Раздел Б нужно заполнить данными, согласно справке-вызову, полученной от сотрудника.
- Раздел В повторяет данные раздела Б. При этом возможна ситуация последовательного предоставления трудового и учебного отпуска (или наоборот), тогда нужно заполнить разделы А и Б, а в В внести суммарные показатели.
- Подпись директора или иного ответственного лица, имеющего право подписывать кадровые приказы за руководителя.
- Ознакомительная виза сотрудника-студента.
Заполнение раздела Б данными об ученическом отпуске:
- Вид отпуска можно указать как «дополнительный оплачиваемый с сохранением среднего заработка (учебный)».
- Количество дней ученического отпуска выражается в календарном исчислении. Для заполнения данного поля берется информация из справки, в которой показано количество требуемых дней для сессии или подготовки к иному учебному этапу. Однако работодателю рекомендуется сверить это значение с предельной разрешенной длительностью учебного отпуска, прописанной в ст.173,174, 176 кодекса. Если в справке оказывается больше, чем положено за учебный год сотруднику, то предоставлять с оплатой нужно число дней, соответствующее трудовому кодексу, оставшиеся по справке-вызову дни предоставляются без оплаты.
- Временной отрезок перерыва в работе для учебы — ставится первый отпускной день и последний.
Приказ о предоставлении учебного отпуска: образец в свободной форме
Работодатель имеет полное право не использовать типовой бланк Т-6, а составить приказ по самостоятельно разработанной форме. Свободная форма не означает, что документ может быть оформлен в любом виде. Имеются строгие требования по минимальному набору реквизитов для кадровый распоряжений.
Образец приказа в свободной форме о предоставлении и оплате ученического отпуска сотруднику:
Составлен приказ на отпуск по учебе должен быть таким образом, чтобы из его содержания четко и однозначно было понятно:
- кем, где и когда составляется приказ;
- о чем он;
- что является основанием для оформления;
- кто претендует на учебный отпуск;
- в какие сроки должен быть предоставлен перерыв в работе;
- в чем суть распоряжений руководителя — ставится задача перед бухгалтером по расчету оплаты за учебный отпуск.
Бланк распоряжения, сформированный в свободной форме, также подлежит утверждению руководителем и регистрации в соответствующем сводном регистрационном журнале для кадровой документации.
Процедура ознакомления работника
Введенный в действие приказ о предоставлении учебного отпуска дается сотруднику-студенту для прочтения и ознакомления. Если работник не видит ошибок в указанных данных, то ставит подпись в нижней части бланка.
При составлении документ по форме Т-6 для подписи работника специально отведено самое нижнее поле. Если распоряжение оформлено в свободной форме, то нужно написать формулировку «с приказом ознакомлен», после чего поставить подпись и текущую дату.
Важно! Проведение ознакомительной процедуры — это обязанность для компании-работодателя. При отказе или невозможности постановки подписи об ознакомлении следует подготовить акт о причинах этого.
Работнику рекомендуется не ставить слепо свою подпись, а проверить содержимое распоряжения. Нужно убедиться, что верно указаны сроки отпуска, дано пояснение, что отдых действительно предоставляется в связи с учебой с сохранением заработка. Следует сверить данные приказа со справкой-вызовом. При совпадении данных и отсутствии претензий ставится подпись об ознакомлении.
Сотруднику не следует уходить в учебный отпуск, пока не будет предоставлен утвержденный приказ о его предоставлении для ознакомления. Только после личного прочтения содержимого можно быть спокойным в том, что в дальнейшем работодатель не предъявит претензий по нарушению трудовой дисциплины и не обвинит в прогулах.
Регистрация распоряжения в журнале
Вся кадровая распорядительная документация должна регистрироваться. Для этого кадровики ведут сводный журнал для приказов. В него вносятся основные данные о составленном документе:
- номер,
- дата,
- краткое содержание,
- сведения об исполнителе.
Пример регистрации приказа в журнале:
Подобные регистрационные записи позволяют отследить степень исполнения распоряжений директора и позволяют быстро найти нужный кадровый документ.
Важно! Срок хранения зарегистрированного приказа о предоставлении ученического отпуска составляет 5 лет.
Внесение записи в личную карточку
Предоставленный учебный отпуск заносится в карточку Т-2 в восьмой раздел. Запись вносится на основании приказа и вызова на учебу.
Заполнение:
- 1 графа — название отпуска «учебный»;
- 2 и 3 графы — не заполняются;
- 4 графа — календарное число отпускных дней;
- 5 и 6 графы — крайние сроки периода отсутствия;
- 7 графа — реквизиты документального основания.
Образец заполнения личной карточки:
Обозначение в табеле
На основании приказа ответственным за учет рабочего времени сотрудником проставляются обозначения для ученического отпуска во все дни отсутствия работника-студента. Если в отпускное время попадают праздники и выходные, то для таких дней также ставится обозначение для учебного отдыха.
Табель может вестись по типовому бланку Т-12 или Т-13, однако обозначения применяются идентичные для этих форм:
- буква «У» или число «11» — если заработок на время отсутствия сохраняется;
- буквы «УД» или число «14» — если заработок не сохраняется.
Образец для оплачиваемого отпуска:
Пример для неоплачиваемого:
Распорядительный бланк руководителя — это необходимый и достаточный документ для грамотного обоснования отсутствия сотрудника на работе и начисления ему оплаты за эти дни.
Составить документ нужно хотя бы за 3 дня до первого отпускного дня. Далее приказ используется как основание для внесения записей в личную карту и табель.
