Пошаговая удобная инструкция: как рассчитывается учебный отпуск сотрудника. Формулы и наглядные примеры

С расчетом отпускных работодатель сталкивается не только при оформлении ежегодного отпуска, но и учебного. Вычисления обязательно проводить перед началом отдыха, предоставленного для учебы. Выплата производится сразу за все его дни. Порядок проведения расчетных мероприятий определяется п.9 Положения о среднем заработке, где прописаны алгоритм (как рассчитывается учебный отпуск) и правила определения исходных данных для оплаты.

Как рассчитывается учебный отпуск: пошаговая инструкция

Расчет учебного отпуска проводится в следующем порядке:

• Шаг 1. Устанавливается период для вычислений.
• Шаг 2. Рассчитывается общая сумма заработанных денег за данный срок.
• Шаг 3. Выявляется наличие месяцев, отработанных не полностью.
• Шаг 4. Считается отдельно фактически проработанное число дней для таких месяцев.
• Шаг 5. Определяется общее календарное число дней периода.
• Шаг 6. Рассчитывается среднедневной заработок.
• Шаг 7. Начисляется сумма учебных отпускных к выплате.

Расчетные мероприятия проводятся за несколько дней до начала ученического отдыха с учетом срока, установленного для выплаты.

Важно! По ст. 136 ТК РФ рассчитаться с сотрудником по оплате учебного отпуска нужно за 3 дня до его начала или ранее.

Оплачивается отпускное время только при выполнении ряда условий, прописанных в ТК РФ. Подробнее об условиях оплаты ученических выходных читайте в этой статье.

Расчетный период

По общему правила за расчетный принимается срок в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выхода в ученический отпуск.

Например, если дата начала отгулов приходится на 10 января 2024 года, то расчетным является промежуток с начала января по конце декабря 2023 года. Текущий месяц ухода в отпуск в расчете не участвует.

Общий заработок

Суммарная зарплата за расчетный период представляет собой базу для начислений.

В базу входит зарплата и дополнительные стимулирующие выплаты за отработанное время, связанные с установленной системой оплаты труда.

Не включается в расчет:

• пособия, выплаченные в связи с соцобеспечением, например, больничные, декретные;
• оплата командировочных дней, которая по правилам рассчитывается по среднему заработку;
• начисленные отпускные за прошлые периоды (учебные, ежегодные);
• прочие начисления по среднему заработку для дней освобождения от трудовой деятельности;
• материальная помощь;
• компенсация питания, связи, проезда, учебы.

Фактически отработанные дни

Для правильного расчета нужно установить, в каких месяцах сотрудник трудился все дни по графику, а в каких нет.

Для тех месяцев, в которых не было исключаемых периодов, и все рабочие дни по графику сотрудник присутствовал на работе, фактическое число дней равняется 29.3.

29.3 — это среднимесячное значение дней в году, вычисляемой как разность между общим количеством дней в году и числом праздников, поделенная на 12 (определяется по формуле: (365-14)/12).

Для тех месяцев, в которых были перерывы в труде, нужно отдельно рассчитывать показатель.

Формула:

Количество дней = Отработанные / Календарные * 29.3

Месяц считается полным, если в нем присутствует хотя бы одно из указанных событий:

• отпуск любого типа;
• нетрудоспособность с оформлением официального листа;
• командировочная поездка;
• любое освобождение от труда при сохранении среднего заработка.

Как начисляется средний заработок для ученических отгулов

Рассчитать данный параметр для учебных отгулов можно, если известно, сколько человек получил денег за последний год, и сколько дней он присутствовал на трудовом месте.

Формула:

Среднедневной заработок = Зарплата / Отработанные дни

Зная данный показатель, можно установить сумму оплаты, положенной за ученический отдых.

Формула:

Отпускные = Среднедневной заработок * Количество дней отпуска

Число отпускных дней определяется в соответствии с гл. 26 ТК РФ, где прописана продолжительность учебных отгулов.

Пример

Условия:

Сотрудник Потапов получает оплачиваемые выходные для учебы в количестве 30 дней. Время отдыха с 25 декабря 2023 по 23 января 2024.

За 2023 год Потапов был:

• в ежегодном отпуске — с 01 по 28 июня;
• на больничном — с 10 по 20 сентября;
• в командировке — с 3 по 8 декабря.

За 2023 год Потаповым получено:

• зарплата — 360000;
• премия — 50000;
• отпускные — 30000;
• больничное пособие — 8000;
• командировочные — 5000.

Как рассчитать оплату учебного отпуска:

1. Период для расчета — с 01.01.2023 по 31.12.2023.
2. Общий доход = 360000 + 50000 = 410000 (все прочие выплаты не учитываются).
3. Количество трудовых дней = 9 мес. * 29.3 + (2/30 * 29.3 + 19/30 * 29.3 + 25/31 * 29.3) = 307.84.
4. Средний дневной заработок = 410000 / 307.84 = 1331.86
5. Оплата = 1331.86 * 30 = 39955.8

Как рассчитывается учебный отпуск, если работник только устроился

Возможна ситуация, что сотрудник принят в штат в текущем году. В этом случае им не отработан полный двенадцатимесячный расчетный период. Чтобы рассчитать оплату учебного отпуска для таких лиц, нужно учитывать фактическое время труда в компании с момента принятия в штатный состав.

Главное отличие в расчете для работника, который только устроился, заключается в установлении срока для оплаты.

Чтобы правильно рассчитать сумму выплаты, нужно взять время с момента приема на работу по день, предшествующий первому дня месяца, на которых приходится учебный отпуск.

Например, сотрудник устроился 10 февраля 2024 года, а выходные для учебы ему положены с 10 июня по 09 июля 2024 года. Расчетным в данном примере будет срок с 10 февраля по 31 мая 2024 года.

То есть текущий месяц в расчет не берется по аналогии с условием, когда сотрудник отработал в компании более года.

В остальном учебный отпуск рассчитывается по общим правилам.

Пример, если сотрудник отработал 2 месяца

Условия:

Суриков принят в штат компании с 11 марта 2024 года. С 05 июня ему предоставляется учебный отпуск на 40 дней.

За время работы Суриков успел побывать в командировке — 4 дня в мае. Все остальные месяцы им отработаны полностью.

За трудовой срок Суриковым заработано:

• зарплата — 120000;
• оплата командировки — 3000.

Как рассчитать выплату:

1. Период для вычислений — с 11 марта по 31 мая 2024 года.
2. Общий доход = 120000 (командировочные не учитываются).
3. Количество дней работы = 1 * 29.3 + (21/31*29.3 + 27/31*29.3) = 74.67 (1 полный — апрель, 2 неполных — март и май).
4. Средний заработок за день = 150000 / 74.67 = 1607.07.
5. Учебные отпускные = 1607.07 * 40 = 64282.80.

Расчет выплаты за ученические выходные проводятся по тем же правилам, что установлены для отпускных ежегодного отдыха. Размер оплаты зависит от дохода сотрудника за последний год и отработанного в этом периоде времени. Если работник устроился в компании в текущем году и трудится менее года, то для расчета берется фактический срок трудовой деятельности.

Как рассчитывается учебный отпуск (видео)