Учебный отпуск – это перерыв в работе сотрудника, предоставляемый по месту труда в связи с учебой. Оформляются выходные дни по заявлению работника с приложенной справкой-вызовом. Во избежание нарушения трудовых норм следует руководствоваться гл. 26 ТК РФ, ее отдельные статьи регулируются процедуру оформления и определяют гарантии и компенсации для учащегося сотрудника. Рассмотрим, как правильно происходит оформление учебного отпуска.
Кому учебный отпуск положен по Трудовому кодексу
Категории трудящихся и основания для оформления и оплаты отпуска в связи с учебой прописаны в статьях 173, 174, 177 гл. 26 ТК РФ. В ряде случаев предоставляемые учебные выходные оплачивается, но не всегда.
Кому предоставляется с оплатой |
Кому предоставляется без оплаты |
Обучающиеся заочники или очно-заочники, получающие первое высшее/среднее образование по профессии (для переходных и итоговых работ) | Обучающиеся очники, получающие первое высшее/среднее образование по профессии (для переходных и итоговых работ) |
Аспиранты, ассистенты-стажеры, ординаторы только на заочной форме | Лица, поступающие в высшие или средние обучающие заведения (для вступительных работ) |
Лица, получающие общее образование по очно-заочной форме (исключительно для подготовки к контрольной госаттестации) | Заканчивающие подготовительные отделения ВУЗа (для подачи итоговой работы) |
Особенности предоставления учебного отпуска заочникам смотрите в этой статье — сколько дней положено, и в каких случаях проводится оплата?
Оплачиваемые и неоплачиваемые выходные для учебы предоставляется только при соблюдении определенных условий, согласно гл.26 ТК РФ. Читайте подробнее об условиях предоставления учебного отпуска.
Оформление учебного отпуска: пошаговая инструкция
Как оформить ученический отпуск на работе:
- Шаг 1. Получить от работника пакет документов.
- Шаг 2. Издать приказ работодателем.
- Шаг 3. Оплатить учебный отпуск.
- Шаг 4. Внести записи в личную карточку отпускника.
- Шаг 5. Заполнить поля табеля данными о причинах отсутствия.
Какие документы должен предоставить сотрудник?
Чтобы работодатель мог оформить учебные выходные, трудящийся на работе должен передать руководству два документа:
- Заявление — личный письменный запрос работника на перерыв в работе.
- Справка-вызов — официальный типовой документ от учебного заведения.
Как пишется заявление
Заявление на учебный отпуск — это обязательный документ, без которого работнику не будут предоставлены выходные.
Образец выглядит так:
Заявление должен оформить сам работник и заверить его личной подписью. В нем изъявляется намерение воспользоваться правом на учебный отпуск, согласно определенной статье ТК РФ (номер статьи зависит от типа образования и основания для предоставления).
Важно! Написать текст заявление можно ручным или машинописным способом, но подписывать его можно только вручную.
Как правильно сотруднику написать заявление? Необходимо в тексте указать:
- в каком заведении, на каком курсе, по какой форме он учится;
- для каких целей требуется учебный отпуск;
- какой длительности должен быть перерыв в работе;
- с какой даты отпуск должен начинаться.
Данные для написания заявления можно почерпнуть из содержания справки-вызова.
В отличие от заявления данная справка выдается по месту обучения. Лицу, совмещающему учебу и работу, нужно прийти в свой деканат и запросить справку-вызов для предъявления ее работодателю. Вызов носит типовой характер, оформить его нужно в строгом соответствии требуемым нормам.
Как составляется справка
Типовой бланк состоит из двух листов и выглядит следующим образом:
В справке-вызове представитель учебного заведения указывает:
- данные об учащемся,
- сведения о месте его обучения,
- причину отрыва от работы,
- количество дней учебного отпуска.
Подробнее о заполнении вызова на сессию читайте здесь.
Оба документа после оформления сдаются работником ответственному лицу работодателя – специалисту в отдел кадров, непосредственному начальнику, руководителю компании (в зависимости от установленных в компании правил).
Сроки подачи
За сколько дней до учебного отпуска сотрудник подает документы, в трудовых законах не оговаривается. Однако четко прописывается срок для оплаты отпускных – за 3 дня, не позже. Логично, что требовать с работника заявление следует не позднее указанного срока.
Важно! Если работник подаст документы непосредственно в день перед началом ученического отпуска, работодатель не успеет оформить приказ, назначить и выдать оплату без нарушения ТК РФ, но отказать работнику он не имеет право.
Для минимизации рисков и избегания нарушений и штрафов работодателю рекомендуется прописать в ЛНА конкретный срок, не позднее которого работник должен подать документы.
Оформление учебного отпуска: действия работодателя
После получения бумаг от трудящегося, подтверждающих обоснованность требования выходных, работодатель оформляет приказ на учебный отпуск. Форма данного распорядительного бланка может быть типовой или свободной. Законы не ограничивают работодателя в праве самостоятельно определить удобную для использования форму приказа. Главное – это наличие достаточного объема реквизитов.
Как правило, кадровики традиционно оформляют приказ по типовому бланку Т-6. Данная форма содержит три раздела: А, Б и В. При оформлении отпуска по учебе раздел А не заполняется, в разделе Б отражаются данные о предоставляемом перерыве в работе, в раздел В – сведения переносятся из раздела Б.
Пример приказа Т-6:
Возможна ситуация совмещения нескольких видов отпусков. Например, сотруднику по его запросу полагается учебный отпуск и по графику – ежегодный оплачиваемый. В такой ситуации достаточно составить один бланк приказа с заполнением раздела А данными об ежегодном отдыхе и раздела Б – сведениями об ученическом. В разделе В при этом суммируются показатели А и Б.
Для оформления приказа кадровик в форме Т-6 заполняет:
- информацию о работнике;
- вид оформляемого отпуска – «учебный», уточняется с сохранением оплаты или без нее;
- длительность отпускного времени, выраженную в календарных днях (данный параметр определяется вызовом с учетом прописанных в ТК РФ нормативов);
- начальную и конечную дату ученического отпуска.
Можно составить приказ в свободной форме.
Если в справке написано число необходимых дней более количества, прописанного для данного случая в кодексе, то руководствоваться нужно, в первую очередь, последним. Сотруднику дается для учебы число оплачиваемых выходных дней, равное закрепленному в ТК РФ, остаток дней по справке-вызову также предоставляется, но уже без оплаты.
Срок для составления приказа
Приказ служит основанием для проведения оплаты отпускнику. По ТК РФ предусмотрен срок для выплаты по ученическому отпуску — не позже трех дней до начала отпускного времени. Соответственно, приказ нужно оформить с учетом сроков выплаты – за три дня, не позже.
Заполнение личной карточки
Факт оформления учебного отпуска фиксируется в личной карте. Если она составляется по типовой форме Т-2, то для заполнения предусмотрен восьмой раздел. В него, согласно приказу, последовательно вносятся следующие данные:
- Вид отпуска – указывается «учебный».
- Период работы – не заполняется.
- Количество календарных отпускных дней.
- Даты начала и завершения учебного отдыха, согласно приказу.
- Документы основания для оформления – реквизиты справки и приказа.
Пример заполнения формы Т-2:
Обозначение ученических выходных в табеле
Табель оформляется всеми работодателями для отражения данных об отработанном времени и любых отклонении по типовой форме Т-12 или Т-13. В период нахождения в ученическом отпуске сотрудник отсутствует на рабочем месте. Для таких случаев предусмотрено соответствующее буквенное или числовое обозначение:
- У или 11 – если выходные дни оплачиваются;
- УД или 14 – если учебный отпуск не оплачивается.
Пример заполнения формы Т-12 при оплачиваемом учебном отпуске:
Образец без сохранения заработка:
Подробнее о заполнении табеля учета рабочего времени обозначением ученических выходных.
Сроки выплаты отпускных
Приказ после оформления и утверждения руководителем выступает документальным основанием для выдачи денежных средств за отпускное время.
На все дни пребывания в учебном отпуске за трудящимся сохраняется его заработок, рассчитанный в среднем по доходам за последние 12 месяцев. Оплате подлежат все календарные отпускные дни, включая праздники, выходные. Как рассчитать ученические отпускные — пошаговая инструкция и примеры расчета.
Важно! По ТК РФ установлен срок выплаты учебных отпускных – не позже, чем за 3 дня до первого отпускного дня.
Нарушение данного срока не допустимо и ведет к наложению ответственности на должностное лицо, представляющее организацию, и на саму организацию. Штрафы составляют 10 – 20 тыс. руб. для должностных лиц и 30 -50 тыс. руб. для компании. Плюс к этому появляется обязанность по назначению компенсации за каждый просроченный день, размер компенсационной выплаты составляет 1/150 ключевой ставки от не выданной в срок суммы отпускных.
Оформление учебного отпуска (видео)
Особенности оформления ученических оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков рассмотрены подробно на видео:
Предоставление перерыва в работе для учебы предусматривает выполнение ряда шагов от обеих сторон трудовых отношений: работник обязан предоставить заявления и получить по месту обучения типовую справку-вызов, работодатель обязан оформить приказ по запросу заявителя и произвести при необходимости оплату предоставленных выходных дней.
Процесс оформления завершается внесением записи в личную карту Т-2 и проставлением отметок в табеле для дней отсутствия.