Пошаговый алгоритм: как грамотно оформить отпуск без сохранения заработной платы с образцами документов

Если у работающего гражданина возникли обстоятельства, при которых необходимы дополнительные свободные от работы дни для урегулирования различных проблем семейного характера, то можно обратиться к начальству с запросом на отпуск за свой счет.

Задача работодателя — правильно провести оформления отгулов и предоставить их согласно условиям, прописанным в ст. 128 ТК РФ.

Пошаговая инструкция по документальному оформлению выходных без содержания

Чтобы оформить отпуск без сохранения заработной платы, следует выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Работнику нужно написать заявление, приложить к нему бумажное подтверждение указанного основания.

Шаг 2. Документы следует подать ответственному лицу — начальству, кадровику. Нужно убедиться, что заявление принято.

Шаг 3. Оформление приказа с указанием основания и длительности перерыва в работе.

Шаг 4. Внесение реквизитов распоряжения в регистрационный сводный журнал.

Шаг 5. Отражение записи о предоставленном отпуске без содержания в личной карточке.

Шаг 6. Внесение обозначений в табель.

Дату ухода в отпуск может определить:

• Сам работник;
• Работодатель;
• Законодательство.

При этом работодателю следует помнить об особой категории лиц, которые вправе рассчитывать на отпуск в любое время. Если работник не принадлежит к данной категории лиц, ему в заявлении необходимо указать причину для отпуска.

Важно! Если работник заболел в отпуске, то период отдыха не переносится и не продляется, а больничный лист не оплачивается.

Кому и когда предоставляется отпуск без оплаты — порядок и правила предоставления выходных различным категориям граждан.

Как писать заявление на отгулы за свой счет?

Заявление – документ, составленный собственноручно в произвольной форме работником, претендующим на отпуск без сохранения заработной платы, при этом он должен содержать основные реквизиты и моменты, чтобы обращение было действенным. Чтобы написать правильный запрос, необходимо обратиться к кадровику, который может предоставить образец или пояснить правила написания.

При оформлении заявления на выходные без содержания работник должен указать:

• реквизиты организации;
• ФИО руководителя и собственную;
• название документа;
• просьбу о предоставлении отпуска без сохранения оплаты с указанием даты начала и числа требуемых дней (о продолжительность отгулов читайте здесь);
• причину обращения для обоснованности своего прошения;

дату составления и подпись.

Заявление следует оформлять грамотно, обязательно указывать число, с которого необходим отпуск и количество необходимых дней. Заверяется текст подписью составителя.

Для формирования документа лучше взять лист формата А-4, и составить его без ошибок и опечаток.

Важно! Для повышения шансов на отгулы рекомендуется подкрепить причину для отпуска за свой счет документами.

Образцы

Как грамотно оформить заявления на отпуск за свой счет, можно посмотреть в образцах ниже.

По семейным обстоятельствам:

Для пенсионера:

В связи со смертью родственника:

Способы подачи

Оформленное заявление вместе с приложением необходимо зарегистрировать в отделе кадров. Можно составить два экземпляра и один оставить у себя уже зарегистрированный, чтобы быть уверенным в его доставке по назначению.

Кроме такого варианта, документ можно доставить посредством заказного письма с уведомлением и описью вместимого пакета, это также обеспечит уверенность в доставке заявления.

Также обращение, в случае неотлагательной важности, можно подать работодателю лично и получить сразу же его согласие.

Если работник в силу обстоятельств нетрудоспособный, он может составить документ и передать его через доверенное лицо, которое должно при себе иметь соответствующий документ.

Формирование приказа

Получив заявление от работника, руководитель компании должен поставить на нем свою резолюцию, так как отпуск без содержания должен оформиться по всем правилам делопроизводства.

Резолюция на документе является основанием для кадровиков к составлению приказа.

Приказ на отгулы без сохранения заработной платы составляется обычно по унифицированной форме Т-6. Однако вместо типового бланка можно применить собственно разработанную форму.

В приказе нужно:

• оформить шапку – реквизиты компании, ссылки на законодательные акты или локальные, порядковый номер приказа и дата составления;
• указать название документа;
• в теле необходимо заполнить ФИО отпускника, вариант отпуска «без сохранения заработной платы», указать причины и его длительность;
• документ должен подписываться работодателем, если существуют непосредственные начальники трудящегося, мастер цеха и прочие, они также подписывают приказ;
• утвержденная форма предоставляется под роспись для ознакомления работнику.

После этого приказ регистрируют в специальном журнале для распорядительной кадровой документации.

Примеры

Как правильно оформлять приказы, можно посмотреть в образцах ниже.

Образец оформления:

Порядок оформления приказа можно посмотреть в этой статье, здесь можно скачать еще несколько образцов оформления формы для различных оснований неоплачиваемого отдыха.

Заполнение личной карточки

Следующим этапов процедуры оформления отпуска за свой счет является отражение специалистом кадрового отдела записи в карточке сотрудник.

Важно! Если используется для ведения учета персонала типовые формы, то заполняется восьмой раздел бланка Т-2.

Как оформить форму Т-2 данными о выходных днях без сохранения зарплаты:

Обозначения в табеле

• Итоговый шаг — это внесение необходимых кодовых обозначений в табель учета. Для всех дней отпуска без содержания проставляется:
• ОЗ / 17 — для тех неоплачиваемых отпусков, что предоставляются обязательно по запросу сотрудника в соответствии со ст.128 ТК РФ, например, для пенсионеров;
• ДО / 16 — для отгулов, предоставленных по согласованию с работодателем.

Работодателем выбирается либо цифровой, либо буквенный код. Обозначение ставится для всех дней перерыва в работе, включая выходные, праздники. Если в отпуск попал больничный, то в такие дни также вносится указанное выше обозначение, так как нетрудоспособность никак не влияет на отпускное время за свой счет.

Образец табеля с обозначение ОЗ:

Пример табеля с кодом ДО:

После прохождения данной процедуры работник может оправляться в отпуск за свой счет, бухгалтерией при этом не заполняются расчетные листы.

Нюансы

Уходя в отпуск без сохранения заработка, работник может полностью быть уверен в следующих гарантиях:

• сохранности рабочего места, так как увольнение в данный период его недопустимо, за исключением полного прекращения деятельности юридического лица;
• больничные оплачиваются за минусом дней отпуска, если они с ним совпали;
• до 14 дней отгулов в год учитываются в отпускном стаже — подробности здесь;
• страховой стаж не сохраняется, так как работник не осуществляет трудовую деятельность, а, значит, и страховых отчислений нет;
• должность сохраняется согласно ст. 81 ТК РФ;
• если женщина беременна, то данный отпуск прекращается автоматически при наступлении родов, при этом работодатель обязан выплатить пособие в полном объеме.

Оформление отпуска без содержания требует соблюдения определенной процедуры и оформления ряда документов: заявления, приказа.

Недостаточно просто устного уведомления работодателя о днях отсутствия, такое поведение может быть расценено как прогул, за что работник может, получит дисциплинарное взыскание.