Руководящий состав и специалисты некоторых учреждений обязаны проходить специальное обучение сферы охраны труда на основании Постановления Минтруда № 1/29 от 13.01.2013.
По его завершении и сдачи аттестации выдается удостоверение по охране труда.
В настоящей статье разберемся, нужно ли регистрировать подобную документацию в специальных журналах, есть ли обязательство их вообще вести, а также предусмотрена ли ответственность за отсутствие документа.
Назначение
Такие журналы необходимы для отображения данных обо всех выдаваемых удостоверениях по охране труда, их регистрации и учета на бумаге.
Ответственный специалист выдает документ владельцу под подпись.
Вся информация отражается в специальном журнале о факте передачи.
Получается, журнал может выступать доказательством прохождения обучения и выдачи удостоверения.
Работодатель всегда сможет подтвердить факт оформления и получения документа, что поможет избежать ответственности (штрафов) при проведении проверок.
Обязательно ли вести учет и регистрацию?
Есть определенный перечень документации, для отображения факта прохождения обучения в сфере охраны труда:
- ученический договор;
- приказ о направлении на обучение;
- отражение дней обучения в табеле;
- записи о результатах в протоколе комиссии;
- непосредственное оформление удостоверения.
В этом списке нет журнала о выдаче удостоверений, соответственно обязательства его ведения и заполнения у работодателя нет. Ответственности за его отсутствие тоже законом не предусмотрено.
Работодатель самостоятельно решает: заводить регистрационную книгу или нет. Однако, без ее наличия сложно будет доказать, что удостоверение было выдано сотруднику, а это уже грозит ответственностью в форме штрафных санкций.
Поэтому целесообразнее его все–таки вести и делать это правильно, без ошибок. Тогда неприятностей не возникнет.
Порядок заполнения
Так как у работодателя нет официального обязательства вести журнал выдачи удостоверений, специальной формы его законом тоже не утверждено. Но, большинство компаний ведут его по идентичному образцу с незначительными отличиями.
Журнал выдачи включает основные сведения:
- номер удостоверения;
- дата выдачи;
- Ф.И.О. трудящегося лица, получившего удостоверение;
- должность;
- отдел;
- подпись;
- примечания.
Разрешается внести и дополнительную информацию (графы), если это необходимо работодателю.
Титульный лист содержит стандартные данные:
- название организации;
- наименование документа – «Журнал»;
- о чем документ – «выдачи удостоверений по охране труда»;
- дата открытия;
- дата закрытия.
Сам журнал выдачи удостоверений представляет собой «альбом» или «тетрадь» формата А-4.
Он относится к документации строгой отчетности. Его можно сделать самостоятельно либо заказать готовую форму в типографии.
В последнее время мало кто занимается самостоятельным изготовлением таких журналов.
Обложку обычно делают из плотного картона, она дольше остается в надлежащем виде (меньше подлежит износу).
Заполняется журнал от руки в свободной форме шариковой ручкой синего или черного цвета. Никакие сокращения, ошибки и помарки в таком документе не допускаются. Если ошибка все–таки была допущена, исправить ее нужно правильно.
Основные правила внесения исправлений:
- одной чертой зачеркиваются неверные сведения;
- рядом прописывается достоверная информация;
- ставится подпись лица, исправившего запись;
- дополнительно требуется прописать фразу «исправленному верить».
Также не допускается пропускать строки. Если такое случилось, в пустой строке требуется поставить прочерки.
Все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На оборотной стороне приклеивается белый бумажный квадрат (поверх хвостиков ниток, которыми сшит документ) с надписью о том, что журнал с количеством листов «__» штук прошнурован.
Ставится дата, подпись и Ф.И.О. ответственного сотрудника. Сверху надписи ставится оттиск печати организации (если она есть).
Скачать образец
Скачать пример журнала регистрации и учета выдачи удостоверений по охране труда – word.
Порядок и сроки хранения
Журнал регистрации выдачи удостоверений в сферы охраны труда находится в отделе кадров либо у другого трудящегося, ответственного за эту процедуру до момента его закрытия.
Если на предприятии не уполномочен сотрудник за учет выдачи удостоверений, журнал хранится у руководителя.
Важно! Срок хранения составляет сорок пять лет.
Когда документ заканчивается, он передается в архив.
Специалист открывает новый журнал для учета выдачи удостоверений по идентичной форме.
Выводы
По обозначенной теме выделим основные моменты, на которых рекомендуется акцентировать особое внимание:
- Работодатель не имеет обязательства вести данный журнал. но, рекомендуется его составить с целью доказать, что удостоверение было выдано, соответственно, сотрудник прошел обучение.
- Специальной формы законом не утверждено. Однако, форма заполнения во всех организациях идентична.
- Журнал содержит информацию о факте выдаче удостоверения, а также кому и когда он был выдан.
- Заполнение производится шариковой ручкой. Саму форму печатают самостоятельно либо заказывают в типографии.
- Открывает и закрывает журнал, а также передает его на хранение в архив ответственный за ведение сотрудник.
- Срок хранения составляет 45 лет, так как это бланк строгой отчетности.
