В процессе проведения мероприятий по охране труда и профилактике травматизма на производстве образуется внутренний документооборот организации.
При проведении различных видов инструктажей, как правило, ответственные лица используют несколько журналов согласно методическим рекомендациям министерства труда РФ. Соответственно при составлении мероприятий и их проведении образуется большой объем номенклатуры журналов.
Для их систематизации и упорядочивания многие крупные и средние организации прибегают к использованию специального вида сводного журнала, который применяется для учета выдачи журналов по инструктажу охраны труда на предприятии.
Ведение такого документа облегчает и систематизирует работу службы охраны труда и контролирующих государственных органов.
Имея такую книгу регистрации, инженер по охране труда всегда видит, в какой стадии находится тот или иной журнал, какие инструктажи проведены с личным составом организации, а какие лишь предстоит провести.
Для чего нужен?
Книга призвана систематизировать работу по соблюдению норм охраны труда и безопасности предприятия. При этом в крупной организации с большим числом сотрудников специалисту по охране труда не обойтись без его составления.
В форме отмечается, какие журналы по проведению того или иного вида инструктажа находятся в работе, а какие на хранении.
Кроме того, в нем проверяющие органы могут увидеть все журналы по проведению профилактических мер с соответствующими отметками, даты их выдачи и проведения мероприятий и иную информацию, которая может отразиться на решении при возникновении нештатной ситуации на производстве.
Такой сводный журнал представляет собой документ внутреннего пользования, срок хранения которого составляет 10 лет.
В случае производства опасных химических, горючих веществ и работе с ними срок увеличивается до 75 лет.
Хранение осуществляется на территории организации в архиве.
При проведении проверки государственной инспекцией труда или иными органами такая форма может быть истребована для проверки, равно как и при несчастном случае на производстве.
При его отсутствии на ответственного специалиста может быть наложен административный штраф со стороны проверяющих органов и дисциплинарная ответственность со стороны администрации предприятия.
Читайте также: оформление журнала учета выдачи инструкций по охране труда.
Кем заполняется?
Заполнение по общему правилу осуществляется специалистом или руководителем подразделения по ОТ.
Так как деятельность по соблюдению норм охраны труда и безопасности предприятия осуществляется специализированным подразделением, учет журналов и их перемещение на предприятии осуществляется данной службой или специалистом.
Однако в некоторых случаях ведение может осуществляться кадровым подразделением или бухгалтерией.
В этом случае при проведении любого вида инструктажа ответственный специалист должен запрашивать у лица доступ к документации по ОТ и в обязательном порядке проставлять отметку о его получении и использовании, то есть проводить процедуру регистрации.
При начале использования нового журнала по выдаче документов по охране труда необходимо заверить его подписью ответственного за его ведение лица и руководителя подразделения по ОТ.
Как ведется учет и регистрация – скачать образец
Федеральным законодательством не предусмотрена императивная (обязательная) форма для заполнения. Чаще всего руководство предприятия следует из стандартов собственного документооборота.
Однако рекомендациями министерства труда РФ установлен перечень вопросов, требующих отражения в данной книге учета и регистрации:
наименование организации и его печать, подтверждающая принадлежность документа конкретному предприятию;- подпись ответственного лица с указанием должности и руководителя подразделения по ОТ. Данные подписи обозначают круг ответственных лиц за ведение документа;
- перечень журналов с указанием названия и вида документа. Список данных форм подлежит строгому учету при выдаче для проведения мероприятий, поэтому напротив графы с датой выдачи в обязательном порядке должна стоять подпись лица, которому выдан журнал учета и ответственного за его ведение.
Иные данные также могут быть отражены в соответствии с правилами ведения документооборота в организации.
Выводы
Сводная книга регистрации факта выдачи журналов по ОТ является важным документом при проведении мероприятий по охране и безопасности в организации и подлежит строгому учету ответственными лицами.
