Для приобретения материальных ценностей за наличный расчет, при направлении работника в командировку ему выдаются денежные средства в подотчет.
Если сотрудник не отчитался в полном объеме за выданные ему подотчетные деньги и не вернул неиспользованный остаток, компания вправе удержать подотчетную сумму из его заработной платы образовавшийся долг.
В большинстве случаев для этого требуется, чтобы работник написал заявление согласие.
Нужно ли согласие работника?
На основании п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо должно в течение 3-х дней после окончания срока, на который выданы денежные средства, предоставить отчет о произведенных расходах.
Для командировочных расходов срок предоставления авансового отчета также равен 3-м дням после возвращения из командировки.
При этом ст. 137 ТК РФ дает компании право производить удержания неизрасходованной и своевременно не возвращенной части аванса, выданного для поездки в командировку, а также на иные цели.
Согласно ст. 138 ТК РФ сумма удержания не должна превышать 20% от размера заработной платы, и произвести ее нужно в течение месяца со дня окончания срока для сдачи отчета по выданным денежным средствам.
По сути, если указанные ограничения соблюдены, и работник не возражает против удержания из зарплаты, дополнительно заявление о согласии писать не нужно. Достаточно работодателю издать приказ ( см. Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Однако многие специалисты рекомендуют в качестве доказательства того, что работник не оспаривает такие действия работодателя, брать с него заявление о том, что он согласен на удержание подотчетных сумм из начисленной заработной платы.
Если сотрудник не согласен с взысканием задолженности по подотчету, вернуть денежные средства можно будет только через суд.
В этом случае тем более необходимо добровольно написанное согласие сотрудника, если сумма задолженности превышает установленные в ТК РФ ограничения по удержанию из заработной платы.
Рекомендуем прочитать:
Как написать правильно?
Основными реквизитами, которые в обязательном порядке должно содержать заявление на удержание подотчетных сумм будут:
- название компании, которая выдала средства в подотчет;
- фамилия и инициалы ее руководителя;
- фамилия, инициалы, должность лица подающего заявление, можно указать его адрес и паспортные данные;
- тело заявления – раскрывает содержание обращения сотрудника, выражается согласие на проведение удержания подотчетных денег из зарплаты.
Последний реквизит непременно должен содержать информацию о причине удержания, сумме и сроке, в течении которого оно должно быть произведено, а также обязательное согласие лица, с которого будут взиматься денежные средства.
В конце документа необходимо указать дату написания и поставить подпись работника с расшифровкой.
Скачать образец
Ниже представлена примерная форма согласия работника на взыскание с его заработной платы подотчетной суммы.
Скачать образец заявления на удержание подотчета из зарплаты – word.
Ограничения по взысканию подотчета из заработной платы
Как уже было сказано выше основное ограничение в части взыскания подотчетных сумм сформулированы в ст. 137 ТК РФ, они не могут превышать 20% от суммы заработной платы.
Причем состав зарплаты в данной ситуации необходимо идентифицировать в строгом соответствии с положениями ст. 129 ТК РФ.
Кроме того, если обратиться к ст.101 Федеральный закон «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 N 229-ФЗ, то нем перечислены суммы доходов, на которые взыскание направлено быть не может:
- суммы возмещения вреда, причиненного здоровью;
- возмещение вреда в связи со смертью кормильца;
- выплаты лицам, получившим увечья в результате выполнения служебных обязанностей;
- суммы социальных пособий;
- суммы матпомощи при вступлении в брак, рождении ребенка, смерти родственника, стихийного бедствия.
Однако нужно понимать, что если сотрудник добровольно подаст заявление с просьбой удержать с него большую сумму — свыше 20% от заработка, закон не запрещает работодателю сделать это.
В последнем случае работник вправе указать в заявлении, из какой части зарплаты производить удержание, а из какой нет.
Выводы
Действующее законодательство предусматривает для работодателя возможность удержания неиспользованных и невозвращенных в срок подотчетных сумм.
При этом размер удержания не должен превышать 20% от заработной платы и осуществить его необходимо в течения месяца после истечения срока для сдачи отчета и возврата задолженности.
Одним из условий удержания служит согласие работника на него. Его рекомендуется оформлять при помощи заявления.
По договоренности между компанией и сотрудником, можно в заявительном порядке попросить удержать с зарплаты сумму свыше 20%. В этом случае написание заявления обязательно, при этом акцент в нем необходимо сделать на добровольность такого решения сотрудника.
В заявлении, помимо реквизитов организации и личных данных сотрудника, обязательно нужно указать сумму удержания и сроки его проведения, а также подтвердить свое согласие на него.