Контролирующими и проверяющими инстанциями могут быть затребованы от организаций и индивидуальных предпринимателей различные виды документации, характеризующие деятельность юридических лиц.
Небольшие и средние компании могут столкнуться с необходимостью оформления справки о величине фонда оплаты труда сотрудников на фирме.
Ее особенность заключается в том, что для предприятий, финансируемых из государственной казны данная форма является обязательной, прочие же компании (хозрасчетные) справку составляют достаточно редко.
В каких случаях нужна?
Существует несколько случаев предоставления справочного документа о среднемесячной фонде оплаты труда, в частности:
- для составления обращения в банк при получении заемных средств или оформления поручительства компанией (выступление в качестве гаранта возврата кредитных средств);
- для подтверждения легальности характера перечислений денежных средств с расчетного счета в кредитной организации (обналичивание крупных сумм), чтобы соответствовать требованиям действующим нормам о противодействии коррупции и отмыванию доходов с преступной деятельности (ФЗ № 115 от 07.08.2001г.);
- для представления информации в ходе проведения проверок контролирующими инстанциями (налоговая служба, ФСС, ПФР).
Информация, указывающаяся в справке, необходима также для принятия внутренних управленческих решений при планировании будущих затрат компании.
Как оформляется?
Справка о размере среднемесячного фонда не обладает унифицированной формой, допускается ее составление в произвольном виде.
В справке присутствует следующая информация:
- наименование адресата, в чей адрес направляются сведения о среднемесячной величине ФОТ;
- название юридического лица, ФОТ заработной платы которого указывается;
- название формы, где фиксируется период выдачи справки и дата ее составления.
Затем данные о заработной плате персонала заполняются в виде таблицы, в ее графах указывается: сумма окладов работников, доплаты, компенсации, стимулирующие выплаты всему коллективу, премии, больничные.
В справке о размере фонда оплаты труда записывается размер начислений каждой выплаты, сальдо дебета/кредита, сумма перечисления за период.
Подписывает документ непосредственно его составитель (сотрудник бухгалтерии), руководитель предприятия, главный бухгалтер, ставится печать организации.
Особенности оформления для банка
Свободная форма бланка позволяет заполнять ее по любому из предложенных вариантов. Зачастую банки предлагают заполнить собственную форму, разработанную внутри учреждения.
Если же в банке нет собственного бланка справки о среднемесячном ФОТ, организация вправе сформировать документ в виде письма с обозначением необходимых показателей по заработной плате трудящихся и иных выплатах.
Фонд оплаты труда включает в себя все начисленные выплаты по заработной плате, другим перечислениям, подобный документ должен содержать все сведения о составляющих фонда.
Отличительной особенностью справки для предъявления в кредитное учреждение является наличие полных реквизитов банка.
Скачать образец
Пример справки о среднемесячном фонде оплаты труда для банка – скачать.
Важные нюансы
Следует иметь в виду, что в справку о фонде оплаты труда может вносится информация, прогнозируемая также и на предстоящий период.
При заполнении бланка необходимо придерживаться правил заполнения:
- Если справка составляется для прогнозирования, то размер выплат сотрудникам учитывается в соответствии с локальными нормами учреждения, штатного расписания, распорядка труда и отдыха. Суммы надо указывать точные во избежание перерасхода денежных средств предприятия, ведь при планировании некоторая часть информации теряется.
- Если документ составляется по факту, то все данные берутся из бухгалтерского учета организации. Для расчета фонда оплаты труда берется совокупный доход подчиненных ранее выплаченный.
Заполняя справку на планируемый период, действия осуществляются по схеме:
- сначала рассчитывается среднесписочная численность персонала, выплаченная сумма заработной платы за предшествующий период, изучается штатные единицы, их оклады и количество, показатели производства (средние);
- затем планируется средняя численность специалистов;
- далее выбирается метод планирования, составляется смета;
- в заключении высчитывается фонд и более подходящий способ для организации.
Итоговые цифры заносятся в таблицу.
Выводы
Планирование — это неотъемлемая часть учета бюджетных организаций, а тем более, если это касается зарплаты сотрудников.
Другие организации, для кого составление данной справки не является необходимостью, также нуждаются в ее оформлении при планировании, ведь в бланке указываются расходы фирмы на предстоящий период.
Контролирующие органы, запросив документ, проверят осуществленные выплаты и правильность начисления обязательных платежей в бюджет. В форму необходимо вносить достоверную информацию.
