В день увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и расчет.
Также есть перечень дополнительных документов, выдаваемых работодателем в обязательном порядке, и часть справок, оформляемых по письменному заявлению увольняемого лица.
В настоящей статье разберемся, какие из справок нужно взять в организации при расчете, и зачем они могут потребоваться.
Какие должны выдать по месту работы сотруднику?
Работники при увольнении могут запросить у работодателя любую необходимую справку.
Перечень справок, выдаваемых при увольнении работника (как по собственному желанию, так и по иному основанию):
- о зарплате за два года для расчета больничных пособий на следующем месте труда (форма 182-Н);
- о среднем заработке для расчета пособия в центре занятости;
- по форме 2-НДФЛ об уплаченном подоходном налоге и предоставленных вычетах;
- по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 расчета по страховым взносам сотрудников и СПВ-2 (при увольнении по причине выхода на пенсию).
Дополнительно, при необходимости, сотрудник может запросить и другие справки или копии документов. К примеру, копию приказа об увольнении.
Какие выдают документы при увольнении по собственному желанию?
Обязан ли работодатель оформлять для работника?
Работодатель обязан в день увольнения сотрудника выдать ему определенный пакет документов.
Обязательной документацией к выдаче являются трудовая книжка, справка по форме 182-Н для расчета пособий, справка о пенсионных отчислениях и страховых взносах, 2-НДФЛ о доходах и удержанном налоге с них.
Остальные необходимые справки выдаются сотруднику по его письменному заявлению не позднее 3 дней.
Выдача бухгалтерией формы 182н
Справка 182-Н представляет собой документ с обозначением доходов, учитываемых для расчета пособий по социальному страхованию за два года. То есть форма 182н нужна для расчета средней заработной платы для пособия по больничному листу.
Не исключено, что по новому месту труда работник будет болеть или пойдет в декрет.
Пособия из соц. страха исчисляются на основании доходов за два года, предшествующих году заболевания.
Поэтому, если такую справку сотрудник не предоставит в организацию до сдачи больничного листка, пособие ему будет начислено из расчета МРОТ. Соответственно, он потеряет в деньгах и скорее всего существенную сумму.
Предположим, человек увольняется в декабре 2023 с одного места труда и сразу трудоустраивается на другое. В феврале 2024 года он заболевает.
Пособие по листку нетрудоспособности будет исчисляться исходя из доходов за 2022-2023 годы. Новый работодатель не знает, сколько человек зарабатывал на прежнем месте. Поэтому для расчетов ему нужна справка 182-Н.
При увольнении работодатель должен выдать такую форму при увольнении без заявлений сотрудника.
Образец заполнения
Скачать бланк 182н – word
Скачать образец заполнения справки о заработной плате для расчета больничного пособия за 2 года форма 182н – word.
Такой документ не имеет ограничений во времени использования и предоставляется в организации только один раз. На ее основании в программу вносятся необходимые данные, и пособия будет считаться автоматически.
Сотруднику рекомендуется проследить, внесены ли данные сотрудником бухгалтерии, так как они значительно влияют на сумму пособия.
Нужно ли взять 2-НДФЛ?
Такая форма включает информацию о доходах за отчетный год.
Она содержит сведения о начисленных работнику суммах заработной платы, налогооблагаемой базе, предоставленных вычетах и суммах начисленных и уплаченных налогов с дохода.
Бланк 2-НДФЛ понадобится работнику для предоставления налогового вычета по новому месту труда.
Это актуально, если у человека есть дети или право на иные виды налоговых вычетов.
Для получения вычетом на новом месте работы, он пишет заявление и предоставляет справку с начала года по форме 2-НДФЛ.
Также такой документ потребуется, если человек планирует подавать декларацию в налоговую инспекцию на имущественные, социальные или стандартные вычеты в ИФНС.
К примеру, человек увольняется в августе месяце, а за месяц до этого он приобрел квартиру. В начале следующего года он вправе подать декларацию на возврат НДФЛ, в этот момент справка ему и понадобится.
Та сумма налога, которая указывается в 2-НДФЛ в качестве уплаченной в бюджет, подлежит возврату заявителю.
Такая форма выдается по заявлению работника.
Образец
Скачать бланк 2-НДФЛ – excel.
СЗВ-стаж для уволенных сотрудников
Форма СЗВ-СТАЖ действует с 2017 года. Она включает данные о перечисленных за сотрудника страховых взносах и выдается работникам без специального запроса непосредственно в день расчета.
При невыдаче такого документа работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности в форме штрафной санкции.
Пример заполнения:
Что делать, если не дают?
Работодатель обязан выдать в день расчета сотрудника все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Об этом гласит ст. 62 ТК РФ.
Часть документов выдается без заявления увольняемого лица, а для выдачи некоторых бумаг работнику придется делать письменный запрос.
Если работодатель не желает выдать справки сотруднику, его разрешается привлечь к ответственности.
При этом для отказа в выдаче не существует уважительных причин.
Когда организация отказывает выдавать положенные документы, работник может использовать два способа воздействия:
- Написать письменный запрос и зарегистрировать его у секретаря. На экземпляре работника секретарь проставит отметку о принятии.
- Направить письменный запрос через почту, заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если через три дня после получения работодателем заявления требуемые справки изготовлены не будут, сотрудник вправе:
- подать жалобу в трудовую инспекцию;
- написать жалобу в прокуратуру.
Разрешается подать претензию в обе указанные инстанции одновременно. Они проведут проверку работодателя по поводу нарушения закона о труде.
Подать жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру разрешается лично, через официальные сайты или почтой.
Срок рассмотрения жалобы контролирующим органом составляет тридцать дней.
В такого вида претензиях рекомендуется сразу конкретно прописывать факт правонарушения. К примеру: «Прошу привлечь организацию за нарушение трудового законодательства к административной ответственности и выдать предписание о выдаче мне необходимых справок».
Если нарушение допущено впервые, ему вынесут предупреждение, или будет наложен минимальный размер штрафной санкции. При повторных нарушениях организацию ждут внушительные штрафы.
Срок оформления по ТК РФ
По заявлению работника необходимые справки или копии документов должны выдавать в течение трех дней.
Обычно, проблем с выдачей не возникает. Однако, при нарушениях, всегда можно написать жалобу на организацию.
Полезное видео
В течение какого срока работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:
- Компания обязана выдать увольняемому лицу в день увольнения справку 182-Н, о пенсионных отчислениях. Остальные документы выдаются организацией в течение трех дней после подачи ему письменного заявления.
- При нарушении ТК РФ и отказе в выдаче справок в положенные сроки, работодателя можно привлечь к ответственности. Разрешается подача жалоб в трудовую инспекцию и прокуратуру.
- Дополнительные справки, выдаваемые работникам при увольнении: 2-НДФЛ, о среднем заработке для центра занятости и др.
- Форма документа 182-Н нужна для расчета пособия по больничным листам по новому месту труда.
- 2-НДФЛ нужна для предоставления вычетов.
- Справки о пенсионных отчислениях отражают данные по перечисленным в ПФ взносам на увольняемого работника.
- Справка СЗВ-СТАЖ отражает стаж работника по месту труда.
