Когда командировочные входят в расчет отпускных — пример оплаты отпуска, если были командировки

При определении отпускных бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник в течении предыдущего года был в командировке.

Как быть в такой ситуации? Нужно ли исключать сумму выплат за поездку и соответствующие дни из расчетного период или нет?

Ответы на эти вопросы вы можете найти в этой статье.

Как влияет?

При нахождении в командировке за работником сохраняется место работы, его заработная плата и ему насчитывают трудовой стаж. Все расходы работника погашаются организацией, выплачивается сумма командировочных.

Возмещаются такие расходы:

• Затраты на жилье или коммунальные платежи.
• Расходы на проезд. Затраты на топливо можно включить в этот пункт.
• Суточные.
• Другие расходы, которые организация сможет оплатить.

Командировочные выплачиваются после того, как человек вернулся на основную работу. Работнику нужно представить все документы, подтверждающие его расходы, без них организация не возвращает потраченные деньги.

Каким образом командировка влияет на порядок предоставления отпуска и оплату отпускных:

• дни, проведенные в поездке, не входят в расчетный период;
• командировочные выплаты не включаются в расчет среднего заработка;
• служебные поездки сохраняют право на отпускные дни и учитываются в стаже.

Пояснения по указанным выводам приведены ниже.

Также рекомендуем прочитать статью о том, как прошлые отпускные влияют на текущий расчет отпуска.

Входит ли командировка в стаж?

В ст.121 Трудового кодекса РФ сказано, что отпускной стаж рассчитывается не только из отработанного периода.

В него также входит то время, в течение которого за человеком просто сохранялось его рабочее место.

Учитывая это, время, проведенное в командировке, также включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Следовательно, несмотря на наличие, количество и продолжительность служебных поездок работника за весь трудовой срок, окончания его рабочего года не изменяется, и дата начала отдыха не сдвигается.

Не входят в данный стаж только прогулы и время ухода за ребенком до 3 лет.

Учитываются ли дни в расчетном периоде?

За отработанный год, гражданин может пойти в отпуск с минимальной продолжительностью 28 календарных дней. Он сам решает разбивать его по частям или использовать весь.

Некоторые работники, пользующиеся льготой, могут продлить этот период отдыха. Согласно Российскому законодательству, некоторые граждане вправе взять дополнительный отпуск. В количество дней отпуска включаются календарные выходные и не учитываются праздничные нерабочие.

Чтобы рассчитать расчетный срок для начисления отпускных, нужно взять предыдущих 12 отработанных месяцев, не учитывая тот, в котором человек хочет пойти в отпуск. Если проработано меньше, то берется фактическое время работы в компании.

Если в данный временной промежуток попадают командировки, то такие дни исключаются из расчетного периода.

Месяцы, на которые пришлись командировки, считаются отработанными неполностью. Для них проводится отдельное вычисление времени.

Расчетный промежуток для отпускных состоит из количества трудовых дней за год, при этом признается, что в полном месяце 29.3 дня, а в неполном проводится вычисление путем умножения отработанных календарных дней за вычетом командировки на 29.3, результат умножения делится на общее число календарных дней в месячном сроке. Пример расчета приведен ниже в статье.

Таким образом, при наличии командировочных служебных поездок в расчетном периоде, подсчет для таких месяцев нужно проводится по особым правилам.

Кроме командировочных дней, в расчетный период для отпускных не входят также:

• больничные;
• отпуск по беременности и родам;
• другие виды отпусков;
• простои;
• дополнительные выходные для ухода за детьми инвалидами.

Включается ли оплата расходов в средний заработок?

Согласно законодательству, некоторые выплаты не должны включаться в среднедневной заработок при расчете отпускных. Об этих выплатах говорится в Положении от 24.12.07.

Согласно данному нормативному документу не нужно включать такие выплаты:

• Вознаграждения или премии, которые не прописаны в системе оплаты труда.
• Некоторые выплаты, которые перечисляются в 5 пункте. К ним относятся социальные пособия, командировочные компенсации, оплата простоя.
• Необязательные выплаты, которые нельзя отнести к оплате труда. Они могут иметь социальный характер.

Командировочные расходы не включаются в расчет среднедневного заработка для отпускных, так как период командировки оплачивается исходя из среднего заработка и попадают под пп.а п.5 Положения.

Средний дневной заработок (СДЗ) вычисляется следующим образом:

Формула:

СДЗ =  Сумма дохода за расчетный период / (12 мес. *29,3).

Если в таком-то месяце у человека есть события, которые нужно убрать из расчета, например, командировка, тогда он считается не полностью отработанным.

При неполном месяце нужно делать такие вычисления:

Формула:

СДЗ при неполном = Доход за расчетный период / (Число полных месяцев * 29,3 + ((Количество фактически отработанных дней в неполном месяце * 29,3 / Календарное число дней в месяце)).

Пример расчета для 2019 года

Условия примера:

Человек был принят на работу 01.02.2018. 26 января 2019 года он хочет пойти в отпуск на две недели. Расчетное время с 01.02.2018 по 31.12.2018, то есть 11 месяцев. Ежемесячная зарплата состоит из оклада и составляет 50000.

В апреле работник был в командировке 21 день. За это время он получил оплату 30000, зарплата за апрель составила 15000.

Апрель считается неполным, поэтому для него вычисления отработанных дней проводится по особым правилам.

Расчет:

1. Отработанные дни в апреле = 9 * 29,3 / 30 = 8,8.
2. Всего отработано дней = 10*29,3 + 8,8 = 301,8.
3. Общий заработок = 50000 * 10 + 15000 = 515000 (командировочные не учитываем).
4. Среднедневной заработок = 515000 / 301,8 = 1706,43.
5. Отпускные = 1706,43 * 14 = 23890,02.

Пошаговый порядок расчета отпускных смотрите здесь.

Выводы

Служебная командировка влияет на размер отпускных: время нахождения в служебной поездке не учитывается в расчетном периоде, а полученная за это время оплата не включается в исчисление заработка.

При этом подобные поездки никак не влияют на длительность отпускного стажа, за время нахождения в ней работник получает дни отпуска по тем же правилам, что установлены для прочих случаев.