Трудовым законодательством РФ предусмотрено обязательное ведение расчетных листков в отношении выплачиваемой персоналу заработной платы.
Данный лист представляет собой письменное разъяснение суммы, из которой состоит зарплата работника, предоставляется подобная информация каждому трудящемуся независимо от способа выплаты средств.
Нужно ли вести учет листков, регистрировать их в журнале или ином сводном документе?
Учет и регистрация
Расчетный листок представляет собой бланк, в котором отображается следующая информация:
- части, составляющие зарплату. В зависимости от организации в заработную плату может включаться оклад, надбавки за стаж трудовой деятельности, за особые условия труда, за классный чин и иные;
- суммы удержаний с указанием оснований их произведения;
- итоговая сумма, подлежащей выплате работнику на банковскую карту либо выдаче на руки.
Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает каждого работодателя выдавать данный расчетный бланк, чтобы работник смог отследить правильность начислений и соблюдение работодателем норм трудового права.
ТК РФ не обязывает работодателей осуществлять учет их выдачи, проводить регистрацию в сводном журнале.
Вместе с тем, бывают случаи, когда работники утверждают, что не получали этот документ от работодателя. В основном такие моменты связаны со спорами, часто возникающими в трудовых правоотношениях.
По этой причине многие работодатели заводят специальные журналы учета, отражающие сведения о выдаче расчетных бланков работникам на руки.
Удостоверением получения такого документа является подпись работника.
Работодатель имеет право утвердить любую форму для контроля учета. При этом никакого значения не имеет тот факт, каким образом работник получает зарплату: на руки или на банковский счет.
Порядок их выдачи и регистрации закрепляется работодателем в локальном нормативном акте.
Выплата денежных средств осуществляется на основании платежной ведомости после проведения расчетов в расчетной ведомости.
Обязателен ли для применения?
Ведение журнала учета и выдачи листков под роспись, регистрация всех выданных расчетных бланков является гарантией того, что работодателем выполняются необходимые нормы трудового права.
При нарушении выдачи подобный документов работодатель может быть привлечен к ответственности инспекцией по труду.
Поэтому заполнение журнала, в котором отражен факт получения трудящимся расчетного листка, проводится в интересах работодателя и является необходимым гарантом законопослушности компании.
Законом Российской Федерации такой документ не предусмотрен.
Определенных требований к его оформлению и ведению не предъявляется, кроме стандартных правил, принятых для ведения документации данного вида.
Журнал регистрации должен иметь:
- титульный лист, с указанием даты его ведения;
- нумерацию, с указанием количества страниц, журнал учета должен быть прошитым и пронумерованным. Последняя страница должна быть скреплена печатью организации.
Ведением всей документации, связанной с начислением заработной платы и оформлением прочей документации, занимается финансовый отдел.
Бухгалтерия должна хранить расчетные листки не менее 5 лет, уничтожение их возможно только после проведения ревизионной проверки.
Как заполнять?
Законодательством РФ не предусмотрено наличие типовой формы журнала учета выдачи листков по зарплате. Однако, существует примерная форма, которой следует придерживаться работодателям. Ее образец можно скачать ниже.
Титульный лист журнала должен содержать сведения:
- наименование организации или предприятия;
- дата начала ведения журнала;
- дата окончания ведения журнала;
- место хранения;
- количество страниц.
Основное содержание документа представлено таблицей, в которой присутствуют графы для регистрации:
- порядковый номер регистрируемого бланка;
дата выдачи расчетного листка;- данные о работнике, получившем документ;
- должность трудящегося;
- период, за который работник получил расчетный листок;
- подпись сотрудника, подтверждающая получение расчетного бланка по зарплате.
Поскольку в листке содержатся персональные данные, разглашение которых запрещено трудовым законодательством Российской Федерации, то его сведения не должны быть известны широкому кругу лиц.
В частности, персональными считаются указание фамилии, имени, отчества работника и размер его заработной платы.
Поэтому при выдаче такого бланка работодатель должен позаботиться о том, чтобы данная информация, подлежащая регистрации в журнале, осталась недоступна всем, кроме работника.
Скачать образец
Примерный образец журнала учета и регистрации листков – скачать.
Так выглядит образец:
Полезное видео
Более подробно о правилах регистрации расчетных листков по заработной плате, рассказано в данном видео:
Выводы
Для оптимизации выдачи расчетных бланков многими предприятиями практикуется вынесение приказа, в котором указывается обязанность сотрудника получить под роспись данный бланк. Каждый обязан ознакомиться с таким документом под роспись.
Ведение журнала учета хоть и не является обязанностью работодателя, но защищает руководство предприятия от возможных претензий со стороны трудовой инспекции, а также предотвращает судебные споры, связанные с нарушением трудовых прав работников.
