Нужно ли вести журнал выдачи расчетных листков – правила ведения, заполнения, образец для скачивания

По ст. 136 ТК РФ организации несут обязательство ежемесячно уведомлять своих работников о начисленных зарплатах и произведенных удержаниях. За невыполнение этого правила предусмотрены штрафы.

С этой целью выдаются расчетные листки.

Чтобы доказать, что документ выдавался, многие работодатели ведут «журнал выдачи расчетных листов».

Нужно ли вести для регистрации листов по заработной плате?

Выдача листков является обязательной процедурой. При каждой выплате заработной платы данный бланк нужно предоставлять каждому работнику независимо от способа выдачи денежных средств – наличными из кассы или на карту. Как разобраться в расчетном листке?

Ст. 5. 27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение данного правила в размерах:

При первичном нарушении можно отделаться простым предупреждением. При повторном — руководитель дополнительно может быть дисквалифицирован на срок от 1 до 3 лет.

Вести журнал выдачи расчетных листов или нет, каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно.

Однако если сотрудники оформят жалобу о непредоставлении положенного документа, организация будет привлечена к ответственности.

Без регистрационной записи в журнале доказать выдачу документа работодатель не сможет.

Получается, что журнал учета и регистрации не является обязательным, однако без него не докажешь факт исполнения норм ТК РФ.

Есть еще один вариант уведомления работников о начисленной зарплате – отправлять расчетные листы по электронной почте. При использовании такого варианта предварительно необходимо уточнить электронку для отправки уведомления.

Многие организации создают корпоративные почтовые ящики, в которые при трудоустройстве просто открываются доступы.

Способ уведомления персонала необходимо прописать в локальном акте, который утверждает форму расчетного листка, в трудовых и коллективных договорах.

Это рекомендует Роструд в письме № ПГ/365 от 27.12.2016.

Если в организации правильно будет поставлена система ознакомления сотрудников с расчетными листами, привлечь работодателя к ответственности не получится.

Он всегда сможет доказать, что документ, поясняющий состав заработной платы, сотруднику был передан. При этом не имеет значения по электронной почте или из рук в руки.

Журнал можно заменить ведомость учета и выдачи листков.

Как заполнять?

Законодательство не обязует организации вести специальный журнал выдачи и регистрации расчетных листов. Поэтому и унифицированной формы этого документа не существует.

Есть только примерная, выработанная на практике структура.

Она включает ряд основных колонок:

• дата выдачи документа;
• данные сотрудника;
• подпись сотрудника.

Также у документа должно быть название с указанием месяца, за который предоставляется расчетный лист. Обязательно указать наименование организации. Внизу документа ставится должности, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Заполняется журнал регистрации по мере выдачи расчетных листков и хранится в бухгалтерии, а затем в архиве.

Цель хранения — предоставление доказательства выдачи положенного документа сотруднику.

Если в организации большая численность людей, такие журналы рекомендуется вести по структурным подразделениям.

Стоит помнить, что информация в расчетном листке носит конфиденциальный характер и передавать документ через кого–то категорически запрещено.

Скачать образец

Скачать журнал учета, регистрации и выдачи листков по заработной платы – word.

Журнал выдачи расчетных листков за январь 2019 года
ООО «Кипарис»

№ п/п	Дата выдачи	Ф. И. О. работника	Должность	Подпись
1.	10.02.2019	Сидоров П. И	кладовщик
2.	11.02.2019	Козлов С. А.	менеджер
3.	13.02.2019	Кондрашов А.А.	рабочий
4.	13.02.2019	Семенова О. В.	продавец

Ответственный сотрудник за выдачу расчетных листов:
Гл. бухгалтер                                        подпись                                   Иванова Р. И.

Обязателен ли в бюджетном учреждении?

Бюджетные учреждения несут такую же ответственность за невыполнение трудового законодательства, что и обычные организации.

Поэтому они тоже должны выдавать расчетные листы и иметь доказательство этому при проверках.

В большинстве случаев такие учреждения для регистрации факта выдачи листков используют журналы.

Форма может быть любой, разработанной с учетом потребностей бюджетного учреждения.

Выводы

По ст. 136 ТК РФ все компании обязаны уведомлять персонал о начисленной зарплате и произведенных удержаниях. При этом не имеет значения коммерческая это организация или бюджетная.

Закон не обязует организации вести журнал выдачи расчетных листов, это право организации. Однако этот документ может послужить доказательством исполнения ст. 136 ТК и избежать ответственности в виде штрафной санкции.

Разрешается вести журнал по каждому структурному подразделению отдельно или помесячно. Ограничений по этому поводу никаких нет.

Специальной формы такого документа не существует, работодатель вправе издать ее сам.
Рекомендуемые колонки: Ф.И.О. сотрудника и его должность, дата выдачи и подпись сотрудника.