Расчетный листок представляет собой локальную бумагу компании, где присутствуют полные данные о заработной плате трудящегося.
Процесс их выдачи сотрудникам для каждого случая индивидуален, но он обязательно должен быть зафиксирован в нормативно-правовой документации компании.
Также обозначается форма расчетки и дата ее выдачи (в день выплаты заключительной части зарплаты).
Нужна ли для листов по заработной плате?
Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?
Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.
Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.
Именоваться такой сводный документ может ведомостью.
Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.
Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.
Оформление
Ведомость учета составляется в произвольном виде, утвержденного бланка на данный момент не существует.
Зачастую компании собственными силами разрабатывают форму.
Данный метод не запрещен законом, и новая информация заносится по уже придуманному шаблону.
Но если ведомость ранее на предприятии не велась, то существует определенный алгоритм действий для ее создания:
- сначала на бланке указывается название организации (полное или сокращенное);
- по центру листа записывается наименование документа и месяц, за который выдается расчетный листок;
- затем ведомости присваивается номер и дата;
- далее фиксируется структурное подразделение предприятия (отдел).
Последующая информация записывается в виде таблицы. Строки и столбцы определяются работодателем в зависимости от его потребностей.
Основные графы для регистрации расчетных листов:
- порядковый номер листка;
- день выдачи бланка;
- сведения о работнике, получившего документ;
- должность подчиненного;
- личная роспись трудящегося.
Информация, содержащаяся в расчетном листке, запрещена для разглашения трудовым законодательством РФ, а, значит, данные не могут быть в неограниченном доступе для широкого круга лиц.
К персональным данным относится обозначение фамилии, имени и отчества штатного сотрудника, а также и сумма его зарплаты.
При выдаче данного бланка работодателем необходимо удостоверится, что информация, регистрирующаяся в ведомости, осталась недоступна для прочтения всем, кроме самого сотрудника.
Выдается расчетный листок работником, имеющим доступ к персональным данным штатных лиц (бухгалтер предприятия).
Скачать образец
Пример оформления ведомости по выдаче расчетных листков по зарплате – скачать.
Так выглядит образец:
Сколько хранится?
Срок хранения ведомости в каждой организации обозначается индивидуально.
Он зависит от локальной документации фирмы или рассчитывается согласно законодательным нормам (не менее 3-х лет).
По истечении максимального срока значимость бланка теряется.
Он подлежит уничтожению при соблюдении норм для осуществления данного процесса, зафиксированного в законе.
Документ оформляется в единственном экземпляре, объем которого может различаться.
Если ведомость составлена на нескольких листах, то все страницы пронумеровываются по порядку и прошиваются ниткой.
На завершающем листе на нитку приклеивается листок бумаги с указанием количества пронумерованных страниц, подписи ответственного сотрудника, даты.
Оптимизировать выдачу расчетных бланков некоторые предприятия решают при помощи вынесения распоряжения, где фиксируется обязанность подчиненных получать под роспись расчетные листки.
Каждый сотрудник проставляет автограф при получении данного бланка.
Выводы
Составление ведомости учета выдачи расчетных листков не является неукоснительным действием работодателя, но является доказательством при возникновении претензий со стороны инспекции по труду.
Также данный документ сможет предотвратить судебные разбирательства по нарушению трудовых прав трудящихся.
За отказ от информирования сотрудников о сумме их заработной платы к юридическому лицу может быть применена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц штраф в размере 1 тыс.руб., для юридических лиц — 50 тыс.руб.
